會計檔案整理步驟介紹

　　會計是以貨幣作為主要計量單位，采用專門方法，對經濟活動進行連續、系統、全面、綜合的核算和監督，并在此基礎上進行分析、預測和控制的一種管理活動。下面是小編精心整理的會計檔案整理步驟介紹，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。

　　（1）會計憑證的整理。

　　會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類五種。根據不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應按照有關規定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。

　　（2）會計憑證的歸檔。

　　首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。

　　（3）會計賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產成品或商品的明細分類賬）在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。會計賬簿封面的有關內容要寫全。

　　（4）會計報表的整理。

　　會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構負責人）統一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數、歸檔日期等。經會計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

　　（5）其他會計資料的整理。

　　其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

　　會計檔案的整理要規范化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格制作，卷脊、封面的內容要按統一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規范，裝訂按標準。

　　拓展：會計登賬的四個步驟

　　一、編制憑證

　　由于實踐單位是餐飲類，因此業務沒有一些大企業的那么繁瑣，對于憑證，財務通常是全部使用“記賬憑證”，在右上角注明 “現收”“現付”“銀收”“銀付”，就不用像大企業一樣用不同的憑證了，一般大企業里會使用“收款憑證”“付款憑證”“轉賬憑證”。而關于憑賬的編制方面，由于我們的理論知識基本上是工業會計，所以在科目上會所不同。比如收取了客人的訂金，是 借：現金 貸：其他應付款。而且在發放工資上也沒有工業會計那么復雜，工業會計要計件或者計時來算員工的工資，比較復雜，而這是的工資發放主要依據員工的出勤率來算的，正式員工每個月有四天假，放假不扣工資，一個月除開休假出勤滿的話，有出勤獎30元，如果是住在員工宿舍的話，每個月還要扣水電費，憑證如下：借：應付職工薪酬 管理費用 (租金水電、社保 紅字沖減)營業費用(沖減扣款)其他應付款(退員工培訓費)貸：現金。

　　二、登賬

　　其實第一次接觸賬本時，我有點傻眼。因為賬本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，進銷存明細賬(也就是庫存物資)，銷售明細賬(也就是主營業收入)，應收應付三欄明細賬，資產負債三欄明細賬，費用十七欄借貸明細賬，總分類賬。這里邊比較簡單的就是進銷明細賬，銷售明細賬，因為進銷明細賬只是記錄購進的物資，銷售明細賬主要是記錄主營業務收入，而由于餐飲類有業務不多就是重復，因此可以依據公司的具體情況來選擇記賬，本公司是按星期記賬，也就是說7-9天的一起做，這樣也大大減少了工作量，而且簡單明了。而應收應付三欄賬，它分兩個部分，前面的一半是應收，后面的全是應付，應收應付再分不同的供應商，應收的話主要就是針對掛賬的公司或客戶，凡是掛賬的通通都要有簽單合同以及單位負責人的簽名，公司的公章等等，一般的私人就采用臨時掛賬，但須本公司經理以上的人擔保：應付的分類是按供應商來分的，比如廣州市百福，莫海彬蔬菜，利豐廚具等等……資產負債就要復雜一點，它里面還要分很多，具體有現金，銀行存款，其他應收款，營業外支出，營業外收入，待攤費用，固定資產，累計折舊，長期待攤費，短期借款，應付工資，應付福利，應交稅金，其他應付款，預提費用，實收資本，本年利潤，未分配利潤等。費用明細賬就是財務費用，管理費用，以及營業費用。

　　登賬過程中如果出了錯只要劃掉重寫就可以了，文字錯了用筆劃去，數字錯了就用紅筆劃去再用黑筆寫上就成，從“現收”開始，每一張憑證都要編號，一般順序是“現收”“銀收”“銀付”“現付”，這個沒有明文規定，怎么方便就用哪種，一個月的登入完畢后就要本月合計，累計，有的還要結轉，比如費用，收入。賬本在登賬時一定要蓋好章，行一蓋上上年結轉，行末蓋上過次頁，然后再是承前頁，月末再合計，累計就可以了，結轉的數用紅筆寫。

　　三、匯總、試算平衡

　　其實這步應在登賬之前，因為這步容易發現錯誤，把所有的憑證全部拿來科目匯總，用t字賬來表示，現金，銀行存款等一個個分好類，與此同時還要做電腦賬，電腦上須建立幾個表，例如，收支表，費用表，毛利表，收支表主要分左邊的現金收入，支出，右邊的銀行收入，支出。費用表就是管理費用，營業費用，和財務費用，一般營業費用單獨做，而管理費用和財務費用可以做在一張表上，因為通常營業費用比較多。財務費用的明細就是pos機手續費，利息，以及銀行手續費，pos手續費一般就是客戶通過刷卡消費扣的手續費，銀行手續費就是給供應商匯款等其他的手續費，利息一般有應收利息和存款利息，應收利息是公司借款給其他公司或個人,還就是投資定期應收的利息,這兩種就用"應收利息"。存款利息是沖抵財務費用科目的,是公司的款項在銀行產生的利息另外,如要每月計提存款利息,分錄為:借:應收利息 貸:財務費用 但一般不是定期存款的話不會做上面的分錄,而是在收到銀行利息時做賬: 借:銀行存款 貸:財務費用。管理費用的話，購買發票，就是管理費用——辦公費，每個月扣員工的租金水電就是沖減速管理費用的宿舍租金水電用紅字沖減，以及一些招待費，電話費等。營業費用就廣得多了，水電費，燃氣費，油費，行車路橋費，廣告費，員工保安費，洗滌費，折扣抹零，綠化費，待攤費，提成等等。如待攤費用每個月都要攤銷，借：營業費用——待攤費 貸：待攤費用 發提成就是 借：營業費用——提成 貸：現金

　　做好科目匯總后就編一個試算平衡表，接著就是對賬，賬要上的賬要和電腦上的，以及科目匯總的一致。

　　四、編制報表

　　每個月的忙活其實都是為了這幾張表，資產負債表，損益表，毛利表，費用表等。這些表的制作要注意格式方面的細小問題，以及電腦記賬時一定要細心細心再細心。

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