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關于邀請函請貼的制作步驟
由于每份請柬只是嘉賓的名字不一樣,其他內容基本一致,所以我們只需要制作成模板,然后再導入嘉賓姓名就行了。
第一步:掃描請柬。請柬的框架已經印制到請柬上,為了保證我們填寫的內容能準確地打印到相應的位置,所以我們需要將請柬掃描成圖片文件備用。
第二步:啟動word 2003(其他版本操作類似),新建一空白文檔。
第三步:設置紙張大小。因為我們的請柬大小不一,所以我們需要把紙張大小設置為請柬的紙張大小。我拿到的請柬大小為:21.6cm*18.6cm。
第四步:插入圖片。執行“插入→圖片→來自文件”命令插入請柬圖片,在圖片工具欄中,將圖片的“文字環繞”設為“襯于文字下方”,使圖片充滿整個頁面。
第五步:插入文字內容。在繪圖工具欄中單擊“豎排文本框”按鈕(如沒有找到繪圖工具欄,可在工具欄中右擊,選擇“繪圖”)。在文本框中輸入嘉賓姓名,設置好字體、字號。選擇文本框,雙擊,打開“設置文本框格式”窗口,將“填充顏色”設為“無填充顏色”,“線條顏色”設為“無線條顏色”,再把文本框移動到請柬的相應位置。選擇文本框,復制若干個,將請柬的其他內容填寫完整。
第六步:打印樣稿。將請柬放入打印機打印。打印完后,查看效果,如個別地方位置偏移,可選擇文本框,按住ctrl鍵,使用光標鍵微調文本框位置。調整好位置后,保存為“請柬.doc”,備用。
首先啟動excel 2003(其他版本操作類似),在a1單元格中輸入xm,b1單元格中輸入cw,在a列中輸入嘉賓姓名,在b列中輸入先生、女士或小姐(見圖3)。輸入完成后,保存為“請柬數據.xls”,備用。
(3)剛才我們已經將文檔模板和嘉賓數據建立完成,現在我們需要用到word的郵件合并功能,將excel中的嘉賓數據導入到word文檔中。
(4)打開“請柬.doc”,執行“工具→信函與郵件→郵件合并”,在右側的“郵件合并”窗格中,單擊“下一步:正在啟動文檔”,在“選擇開始文檔”中,使用默認值“使用當前文檔”。再單擊“下一步:選擇收件人”,在“使用現有列表”中選擇“瀏覽”,選擇“請柬數據.xls”文件。單擊“下一步:撰寫信函”,選擇“其他項目”,彈出“插入合并域”窗口,將xm和cw插入到文檔的相應位置(插入前請刪除剛才輸入的嘉賓姓名和稱謂,見圖4)。單擊“下一步:預覽信函”,這時,可以看到已經將嘉賓的姓名插入到相應位置。最后單擊“完成合并”(在完成合并前,一定要將請柬圖片刪除掉,不然會將圖片一起打印),放入請柬,單擊“打印”就可以將請柬打印出來了。泡杯茶,等它打完,就可以交差了!由于激光打印機對紙張厚度的限制,如果是紙張較厚的請柬,交給針式打印機打印就ok了。
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