如何做好機關檔案的管理工作

　　機關檔案是機關工作的珍貴參考材料。收集管理機關檔案，為當前和今后提供有價值的參考依據(jù)，是檔案工作人員的職責。但是，由于管理條件差、人員不穩(wěn)定等原因，機關檔案管理工作受到很大制約。以下是小編整理的如何做好機關檔案的管理工作，希望對大家有所幫助。

　　一、機關檔案管理工作存在的問題

　�。ㄒ唬┍９軛l件落后。隨著經濟發(fā)展和社會進步，多數(shù)機關單位辦公場所緊張，沒有規(guī)范統(tǒng)一的專用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒有多少，桌椅板凳、報紙雜志等雜物卻堆滿房間，汗牛充棟;有的“六防”設施不配套，檔案材料霉變、蟲蛀、查找困難和遺失等現(xiàn)象時有發(fā)生。

　�。ǘ�）檔案管理分散。一些機關下屬科室均設有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由于工作不專業(yè)、業(yè)務不熟悉，無法對檔案進行科學有效的管理，造成文件材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實現(xiàn)規(guī)范化、標準化和長期化。

　　（三）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機關檔案管理制度不健全，管理混亂;少數(shù)有制度的，也缺乏針對性和可操作性;還有的沒有相關配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。隨著計算機的普及，不少機關單位開始運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現(xiàn)代化技術設備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術支撐作用的充分發(fā)揮。

　　二、存在問題的原因

　�。ㄒ唬�對檔案管理工作認識不足。社會的每一點進步，對檔案工作地位的提高和自身發(fā)展都會產生巨大推動作用，但檔案工作在一些領域尚沒有得到足夠重視。主要表現(xiàn)為，一些機關領導對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，只不過是抄抄寫寫、保管性的事務工作，對創(chuàng)造經濟社會效益、完成工作目標任務幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。因此，執(zhí)行檔案管理的相關法律法規(guī)不認真、不徹底，導致機關檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

　�。ǘ�）檔案管理人員素質不強。檔案業(yè)務具有很強的專業(yè)性、技術性、連續(xù)性，需要相對固定的工作人員。但現(xiàn)實當中，檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠計劃和打算，安不下心來，對檔案工作的責任心不強。二是學習業(yè)務不專心。檔案管理人員的素質提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求，他們認為下功夫學好了業(yè)務，也該換崗了，學了也是白學。三是工作不用心。由于檔案管理人員調整頻繁，大部分兼職人員沒有經過專業(yè)檔案知識培訓，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面、不系統(tǒng)，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉，檔案收集意識淡薄，交接不認真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續(xù)性、銜接性。

　　三、機關檔案管理工作的思路

　�。ㄒ唬┍仨氁�起領導重視。領導重視是搞好機關檔案管理工作的關鍵。要想得到領導的信任和支持，檔案管理人員必須提高自身素質，搞好工作協(xié)調。一要愛崗敬業(yè)。熱愛檔案崗位，學好業(yè)務知識，提高管理水平，干好本職工作，以出色的工作業(yè)績，引起領導的關注和支持。二要強化宣傳。采取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關法律法規(guī)的宣傳，使單位上下充分認識到檔案工作的重要意義。同時，積極向領導建議，將檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)工作需要撥付經費。三要樹立服務意識。圍繞單位中心工作，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息服務，提升檔案管理工作影響力，推動檔案管理工作順利開展。

　�。ǘ�）必須健全機構機制。健全的機構和機制是搞好機關檔案管理工作的保證。機關單位在成立業(yè)務科室的同時，要相對固定兼職檔案管理人員，人員調整時必須認真做好檔案資料的交接。同時，要建立健全檔案工作管理機制，完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責任制，確保檔案業(yè)務規(guī)范執(zhí)行;要理順機關科室和檔案室之間的關系，逐步推動檔案由多頭分散管理向集中統(tǒng)一管理轉變;要將檔案工作與業(yè)務工作置于同等重要的位置，與業(yè)務工作同計劃、同布置、同檢查、同落實，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

　�。ㄈ�）必須提高從業(yè)人員素質。提高檔案人員素質是搞好機關檔案管理工作的基礎，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上動腦筋、下功夫。一是加強機關檔案人才隊伍建設。拓寬人才培養(yǎng)渠道，有針對性地選擇綜合素質好、發(fā)展?jié)摿Υ蟆⒇熑涡膹姷娜藛T進行教育培養(yǎng)，引導他們從事檔案管理工作，關心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。同時，要抓好智力引進工作，注重引進檔案專業(yè)人才或公開招錄檔案學、漢語言文學、歷史學、計算機等專業(yè)人才從事機關檔案工作，壯大機關檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業(yè)務培訓。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求從業(yè)人員既要有高度的責任感，又要具有一定的專業(yè)水平，尤其是具有運用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。要經常組織檔案管理人員學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規(guī);要強化信息技術、縮微技術、數(shù)碼復印新技術、相關標準規(guī)范和檔案基礎業(yè)務知識培訓，優(yōu)化知識結構，實現(xiàn)理論和實踐有機結合;要堅持走出去，學習先進工作經驗，增長見識，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業(yè)水平，實現(xiàn)機關檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化。

　　檔案保管工作的內容

　　檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的存放和安全防護措施。這是特指檔案科學管理的一項專門業(yè)務工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內容主要包括以下3個方面：

　　(一)檔案的庫房管理，即庫房內檔案科學管理的日常工作。

　　(二)檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的―般的安全防護。

　　(三)檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。

　　檔案保管工作的意義

　　檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　第一，檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點，負有具體的工作任務。所以，許多檔案館設有保管部、處、科等內部組織機構，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負責檔案的保管工作；

　　第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。維護檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承擔和完成，而保管工作乃是實現(xiàn)這一任務和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因為檔案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關系；

　　第三，檔案保管工作質量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的順利進行提供了物質對象和最基本的前提；反之，整個檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進行的基礎。

　　保管檔案的基本要求

　　第一，以防為主，防治結合。保護檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：一方面是“防”；二是“治”�！胺馈奔慈绾晤A防檔案文件的損毀�！爸巍奔礄n案損毀之后，要進行相應的處治；

　　第二，相互協(xié)調，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的促進和制約作用，并在進行其他各個環(huán)節(jié)工作中注意保護檔案；同時，還必須關心文書部門對文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。

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