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怎樣才是好的行政管理者

時間:2022-07-13 23:03:19 管理 我要投稿
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怎樣才是好的行政管理者

管理人最大的責任,是盡量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。很多管理人員都有一種似是而非的想法,以為做每一件事,都有一個最好的辦事方法,故此常嚴格規定下屬,做某事情必須用某某方法處理,結果使下屬疲于奔命,卻一事無成。老實講,世上根本沒有所謂“最好”的東西。任何事情,都會因時空不同,環境有異,而有所改變。因此,辦事的方法,也必須因時制宜,作出應變。沒有永恒不變的時空環境,就沒有永恒不變的事情,更莫談永恒不變的辦事方法。日久常新,是自我對環境變化作出反應與調節的結果,而非“停下來便可以超越一切”的智慧。

一、管理要著重人際關系

 管理行政人員通常都以為,他們的工作目標,是找出一個最佳的管理方法、系統和制度,這樣就可以把行政工作做到最好了。可惜,這種做法,只是對事不對人,管事而不管人。如用這種管理想法,將大錯特錯。

 搞行政管理而不重視“人”,甚至忽略“人”,簡直是本末倒置,因為任何管理,都要透過人參與,透過人的感情、思想和行動才能完成。所以,一個管理人員的工作,是要跟下屬溝通、作出承擔及對下屬支持,才能得到他們的信任,上下一心,大家有同樣的信念、目標及工作價值觀,然后才說得上管理。

 換言之,管理人員要取得工作效果,需要員工對上司信賴、工作目標清清楚楚、工作態度完全投入,只有做到這幾點,管理人員才可以在工作上,取得卓越的成果。很多威風八面的行政人員,常常忘記了別人尊重他,不是因為他的風采和魄力,而是在他背后那龐大的機構。

二、人的優點是資源

 主管最大的責任,是盡量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。人有優點和缺點。只有優點才是資源,缺點則毫無利用價值,所以,一個主管最重要的工作,是去發掘下屬的優點,盡量加以利用發揮,而毋須挑剔下屬的缺點。既然缺點毫無用處,犯不著為它花時間。

三、改善下屬的能力

 主管的責任,是去改善下屬的工作能力,不是去改變或改造下屬的工作能力。改善——是當發現下屬工作能力的優點時,給予支持、鼓勵,創造有利環境,使下屬的優點盡量得到發揮;改變或改造——是當發現下屬的弱點或缺點時,總覺得如芒刺在背,非把它改變或消除不可。但這樣做,通常于事無補,反而帶給下屬無謂的困擾和壓力,最終使下屬對自己產生極大的反感,且對工作失去興趣和激勵性。事實上,我們只有能力去協助別人作出改善,而沒有能力去改造別人。成年人更難改頭換面加以改造,只能透過外界環境的影響,使他不自覺地自我改進。

四、一流的主管

 我們做管理的人一定要明白,我們行使權力的效能,不光是來自我們的職位,更大部分是來自下屬對我們行使權力的目標,有所認同。當下屬對我們定下的目標,完全信任及同意,我們的目標,就成為他們的目標。在這種情況下,下屬就會很投入,去追求彼此相同的目標,我們行使權力,也得到更大的效能。更重要的是,在這種情況下,我們行使權力時,施加在下屬身上的壓力最小。所以,下屬能夠在一個自由的環境下,盡量發揮。因此,對一個行政人員來說,他行使權力,主要的認授基礎,不是他的職位所賦予的權力,而是下屬對他的威信與信心的接受程度。

 假如一個主管要肯定了下屬不會做錯,才放心將辦事權力下放,讓下屬自由自主地發揮,那么他永遠也不會將權力下放,而下屬也永遠沒有機會一展所長,盡情發揮,因為人會犯錯,下屬亦永遠有犯錯的可能,因而他永遠無法放心。但是,一個主管的能力,往往就表現在他不放心也能放權的本領上---能夠將權力下放,當下屬出錯時,積極給予承擔;當下屬把事情辦得妥當時,給予鼓勵,把功勞全都給予他,這樣的主管就近乎第一流了。

五、支持和承擔

 一個主管的工作,不是去喜歡或討厭某一些人,也不是試圖去改變別人,他的工作,只是去找出每一個人的優點和能力,盡量去創造有利的發展環境和條件,使這些優點和能力,有獲得充分發揮的機會。他毋須要做下屬的朋友,但他一定對下屬關心、支持和作承擔,以便贏得下屬的信任和依賴。有時我們會聽到:“這個人有野心,不可任用。”說這句話的人,通常都有位高勢危之感,害怕別人有野心,怕別人冒上來,取其位而代之。野心是很多人爭取成功的原動力。缺乏野心,就沒有做事的勁頭,只有在我們頭上的人所施加給我們的壓力。他們要我們放棄野心,是因為他們妄想永遠高高在上,供他們頤指氣使。把野心說成是壞事的人,其實都是一些不懷好意的人。現實中,做事有兩類人。第一類,是對自己的工作,不斷作出要求,而且盡量做到最好;第二類,是根據別人對自己作出的要求,盡量做到最好。這兩類人,對工作都有建樹。但前者的特性,會使他成為做事的主人;后者永遠只是一個很好的忠仆。

六、可憐的包袱

 一個人的心理包袱及累贅愈多,就愈難成為出色的行政人員。對事對人,都緊張著意自己的身份和面子,處處堅持自己的執著及尊嚴,對稍有不符合自己身份與地位的事情,一概不屑而為,結果把自己活動的層面,縮得很狹窄,局限了自己的知識接觸層面。對稍有跟自己立場不同、意見不同的人,都拒之千里,覺得他們都冒犯了他的尊嚴和面子,因而局限了自己能夠運用的人力資源。這種人很可伶。要背那么多包袱和累贅,已經消耗了他很多精力,搞到自己筋疲力盡,試問,他還有甚么精力將工作做好呢?

七、胸襟與自信

 做主管最主要的特點,是要有勇敢氣對自己的錯誤作出承擔。自己錯了,就向下屬坦白承認。否則,難以取得下屬的信任。如果他固執地堅持,只有下屬才會犯錯,而自己則永遠正確、永不犯錯,那么,下屬再也不會真心真意信任他,依賴他,甚至會鄙視他。承擔其實就是胸襟,能夠在下屬面前,有承認自己錯誤的胸襟,必須具備自信。雖然自信并非人人皆有,但作為主管,沒有自信,就沒有統領下屬的資格!很多行政人員每天都迫使自己工作十多小時,搞到自己筋疲力盡,只是為了體現個人有征服者的滿足感,以“工作狂”為榮。但我認為,他們通常都是一些對自己缺乏自信的人。

 一個好的現代行政人員,腦袋一定要有足夠的空間和時間,去思考和吸納新知識、新資訊,這樣才能有效地管理與輔導下屬工作。一個在知識領域上缺乏進取的行政人員,不可能是一個跟得上時代的優秀行政人員;一個不往大處著眼,只顧埋首工作、執著小節的行政人員,只會在工作上跟下屬發生沖突,令下屬感到無發展空間,導致手下眾叛親離。沒有自信的行政人員,沒有資格管人。工作多年,有很多同事都可以跟自己同步前進,其中有不少是由低微的職位做起,到今天已獨當一面,成為一家公司的主管。老實說,我從未專心刻意去提拔其中任何一個人,只是當工作有空缺出現時,我覺得他們有能力勝任,便把職務交給他們。沒有想過提拔他們,我只想到他們在每件事上的功用。此舉很現實?但世界本來就是這樣現實。整天渴望別人提拔你,祈望鴻鵠將至的人,真的要好好地想想

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