酒店會議接待的相關規定

　　為進一步做好會議項目的開發和接待工作，確保會議客人從入住到撤離全方位的服務過程準確、到位、順暢和協調，根據酒店實際情況，制定會議接待相關規定如下：

　　一、責任分工

　　1、總負責人：經理。會議接待工作由營銷部負總責，負責協調和處理會議接待全程中的各類工作事項。

　　2、總跟進人：營銷部指定的營銷代表為會議總跟進協調人，負責會議全程跟蹤，組織、協調、檢查、督促會議接待各項工作落實情況。

　　具體職責：

　　A、負責處理和接洽客戶預訂；

　　B、根據預訂信息對接待任務提出具體安排意見，制定并印發會議接待計劃；

　　C、組織、協調會議所涉及的各部門工作；

　　D、于會議召開前的有效準備時間內，對各相關部門工作完成情況進行檢查和驗收；

　　E、協調解決會議進程中的各類事項，滿足客人的合理需求，確保會議接待質量；

　　F、跟辦會議結賬工作，確保酒店結賬安全；

　　G、征求客戶意見，填寫意見反饋，對會議接待工作進行總體評價。

　　3、企劃部：負責會議背景幕、條幅、指示牌、會簽、宣傳品的設計和制作工作。

　　4、：負責會議室準備、會議服務、會議用餐工作。

　　A、根據營銷部會議接待計劃要求和營銷代表的要求，準備會議室的各類用品，對會議室進行衛生清潔，按規范要求進行和布置；

　　B、安排會議服務人員，迎送會議賓客，在會議進程中進行有效服務；

　　C、按會議訂單要求組織后廚準備會議用餐；

　　D、負責安排和組織會議用餐服務。

　　5、客房部：負責會議客人用房準備和服務工作，負責公共區域衛生清潔。

　　6、部：負責會議客人接待引領及相關服務工作，關注來賓情況，妥善處理客人投訴。

　　7、保安部：維持酒店正常經營秩序，檢查和關注會議期間所有營業場所的安全和保衛工作。

　　9、：解決相關部門提出的保修指令，保證會議期間的設施設備的正常運行。

　　10、財務部：負責客人結賬工作，確認結賬方式，做好結賬統計，與營銷部和各接待部門密切聯絡，確保酒店結賬安全。

　　11、行政部：負責會議接待質檢工作，處理酒店內部投訴，對大型會議人力資源進行調配。

　　二、會議接待標準

　　1、大型會議（200—1000人）

　　A、地點：千人宴會廳

　　B、總跟進人：營銷部經理親自接待跟進，多名營銷員協調配合跟進工作。

　　C、會場布置：

　　酒店外圍：根據客人需要設彩虹門、空飄。

　　雨搭：根據客人需要設固定字幕或游動字幕。

　　大堂：設接待臺，根據客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、禮品臺等物品。接待臺大堂門口設指示牌。

　　會場入口處：設立指示牌，營銷代表和會場服務人員負責迎送。

　　主席臺：設背景幕，主席臺前擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據會議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線麥克和無線麥克，根據會議需要安設啟航輪。

　　臺形：根據會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規范標準擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。

　　綠植花卉：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱，有觀賞性，盡可能準備紅色系花卉。

　　D、工作安排

　　迎送：營銷部經理、前廳部經理須親自帶領營銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。

　　接待：安排1-2名營銷代表配合客戶發放，提供會議問詢、引領服務。

　　會場服務：根據會議實際需要安排服務人員，會議接待和全程跟蹤指導會場服務，親自檢查會場準備和服務情況。營銷部經理和跟進營銷員全程跟蹤會議。

　　翻臺：會議和用餐均在千人宴時，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會議協調：連續召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。

　　2、中型會議（50-200人）

　　A、會議地點：昆侖廳

　　B、總跟進人：營銷部指定營銷人員。重要會議營銷部經理親自跟進。

　　C、會場布置

　　懸掛會議條幅，設背景幕，主席臺設立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準備有線麥克和無線麥克、根據會議需要準備投影儀、白板等。

　　臺形：根據客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

　　綠色植物：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱。

　　大堂門口處：設立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設立指示牌，安排禮賓人員和營銷代表提供迎送、領引、問詢服務。

　　會場入口處：設立指示牌，安排會場服務人員做好迎送。

　　翻臺：會議和用餐均在昆侖廳時，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會議協調：連續召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。

　　D、會場服務

　　根據會議需要安排會場服務人員，會議接待領班和營銷人員全程跟蹤會議服務。

　　3、小型會議（50人以下）

　　A、會議總跟進人：營銷部指定營銷代表

　　B、會場布置：

　　臺形：根據客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具

　　綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

　　翻臺：會議和用餐在同一場地，利用客人休息時間及時翻臺。

　　C、會場服務：

　　根據會議需要安排會議服務人員，會議接待領班檢查指導會議服務情況。營銷代表全程跟蹤會議服務。

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