會計檔案的管理制度15篇【實用】
在當今社會生活中,我們每個人都可能會接觸到制度,制度泛指以規則或運作模式,規范個體行動的一種社會結構。大家知道制度的格式嗎?下面是小編收集整理的會計檔案的管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
會計檔案的管理制度1
1、醫院會計檔案的管理應接受衛生主管部門的指導和檢查。
2、醫院每月、每年形成的會計核算資料必須經過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應按國家規定執行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續。
5、借閱財務會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續。
6、對會計業務的`重要核算資料要設專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規定執行。
會計檔案的管理制度2
1、目的
為加強財務管理水平,規范財務檔案管理工作,提高財務部工作效率,配合公司整體經營運作,特制定本制度。
2、適用范圍
本制度適用于公司總部。
3、術語和定義
3、1財務檔案:財務檔案是專業檔案的一種,它是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經濟活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。
3、2原始憑證:原始憑證是在經濟業務發生時,由業務經辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。
3、3記賬憑證:記賬憑證是對經濟業務按其性質加以歸類,確定會計分錄,并據以登記會計賬薄的憑證。
3、4會計賬簿:是指以會計憑證為依據,全面、連續地記錄一個單位的經濟業務,對大量分散的數據或資料進行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的簿籍。
3、5財務報告:指用來反映會計實體的財務狀況和經營成果的總結性書面文件。
4、職責:無
5、工作要求
5、1財務檔案的分類:分為會計核算檔案、財務管理檔案及其他檔案資料。
5、1、1會計核算檔案
會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
會計帳簿:包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。
財務報告:包括會計報表、附表以及財務情況說明書等,會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
會計電算化資料:包括歷年財務帳簿的刻錄光盤和磁帶等。
5、1、2財務管理檔案
預算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報的.季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。
財務分析報告:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務分析報告。
投資分析報告:是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的項目投資分析報告。
財務制度文本:包括由公司財務部制訂并經由公司董事會或行政辦公會議通過的各類財務制度文本以及由下屬公司根據公司財務部指導要求制訂并經由下屬公司董事會通過的各類財務制度文本。
會議紀要:包括經由相關領導審閱并簽字認定的財務例會會議紀要、稅收籌劃小組會議紀要以及其他各類專題會議紀要。
5、1、3其他檔案資料
合同文件:包括銀行貸款合同及相關董事會決議、財產保險合同及其他與財務相關的各類經濟合同。
下屬公司上報的報告:包括資金申請報告、調整預算報告等各類相關報告。
其他:包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會決議、章程、公司基礎資料、財務部發文等與公司財務活動有關的各類檔案資料。
5、2檔案管理工作
5、2、1檔案的收集、歸檔
財務檔案要分類進行收集、歸檔,并對歸檔檔案進行編號,填制“財務檔案保管清冊”,由財務檔案經管人負責登記。
會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的定期收集、整理歸檔,做到資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序。
部門及各下屬公司編制和上報的預算資料、財務分析報告以及各下屬公司提交財務部的各類請示報告應在確認加蓋相關公司公章及相關領導簽字后進行歸檔。
投資分析報告、會議紀要等由財務人員編制的文件須在相關領導審閱并簽字后進行歸檔。
銀行借款合同、財產保險合同等與財務活動相關的經濟合同須確認合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章,并貼加足額印花稅后進行歸檔,須董事會通過的重大合同還需附加相關董事會決議。
財務制度文本、公司章程文本以及財務部下發各類文件應該在加蓋公司公章或財務部門印章后歸檔,并附加相關文件流轉單及領導審批意見和相關董事會決議。
其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》,達到歸檔條件后歸檔。應移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復印件歸檔后移交檔案室。
5、2、2財務檔案的保管
加強對財務檔案的保管,建立財務(會計)檔案柜,檔案柜必須經久耐用,牢固安全。
財務檔案應設立專門地點保管,并按其種類、歸檔時間、編號等要素分柜存放。
對財務檔案的保管實施統一管理,財務部設置兼職檔案管理員崗位,負責已立卷登記的財務檔案的保管工作。
檔案存放地點應注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的期限保存,其他財務檔案都為永久性保存檔案。
會計檔案的清點和檢查要每年進行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應處理的檔案,發現問題應及時采取措施進行處理。
5、2、3財務檔案的調閱
財務人員因工作需要調閱財務檔案時,必須按順序及時歸還原處。本公司其他人員調閱財務檔案,要經財務部總經理同意;外單位人員調閱財務檔案要有加蓋單位公章的申請書,經財務部總經理審核后報公司總裁批準。
會計檔案原件原則上不得外借,若有特殊情況需要外借,則外借最長期限不得超過三天。
調閱財務檔案須填寫“財務檔案調閱登記簿”,需要復印的要經財務部總經理同意并進行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。
調閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調閱無關的內容。
5、2、4財務檔案的銷毀
對保管期滿的財務檔案,應由財務部門提出銷毀意見會同檔案管理部門共同鑒定,嚴格審查,對按規定可以銷毀的檔案,應編造“會計檔案銷毀清冊”,經領導審查批準后銷毀,檔案銷毀時應由財會部門和檔案部門共同派員監銷,監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式二份,分別由檔案、財會部門保留。
5、3附則
5、3、1下屬公司可根據本制度和其他有關規定,結合各自具體情況,制定相應財務檔案管理制度;
5、3、2本制度由財務部制定并負責解釋;
5、3、3本制度經行政辦公會審議通過后實施。
6、支持性文件
6、1《會計檔案管理辦法》
7、相關記錄及表格無
會計檔案的管理制度3
一、目的
為了加強檔案管理,統一會計檔案管理制度,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,結合本企業實際及內部管理需要,特制定本制度。
二、定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據。具體包括以下四類:
1、會計憑證類,包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證;
2、會計賬簿類,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿;
3、財務報告類,包括月度、季度、年度財務報告,會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;
4、其他類;包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
三、工作規定
1、企業每年形成的會計檔案應由財務部按歸檔的要求負責整理、立卷或裝訂成冊,當年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務保管,任何人不得自行封包保存。
2、財務部指定專人對會計檔案進行妥善保管,存放要有序,查找要方便,同時要嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
3、單位撤消、合并時,會計檔案應隨同單位的全部檔案移交至指定單位,并按規定辦理交接手續。
4、保存的會計檔案應為本單位的財會人員提供查閱服務,非財會人員不得查閱。向外單位提供查閱服務時,須經本單位主管領導及財務總監簽字批準,且會計檔案原則上不得借出。
5、經企業負責人批準,查閱或者復制會計檔案時,需如實填寫《會計檔案調閱登記表》。查閱或者復制會計檔案的人員不得將會計檔案攜帶外出與借出,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。
7、會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
8、對保管期滿的會計檔案,要由檔案部門和會計部門共同鑒定,嚴格審查,報經批準后,進行銷毀處理。具體銷毀程序按如下順序執行:
9、由本企業檔案部門會同會計部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的.名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
10、企業總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
11、由檔案部門、會計部門和審計部門共同派員監督銷毀會計檔案。
12、監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告企業總經理。
13、會計檔案銷毀清冊交至檔案部門長期保存。
企業之間交接會計檔案時,應當按照《會計檔案移交清冊》所列內容逐項交接,并由交接雙方的負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、附則
本制度自發布之日起實施。
會計檔案的管理制度4
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門及公司內部有關的分公司、子公司,必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5.增值稅專用發票和普通發票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數,核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的.紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1 財務檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵...
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會計檔案的管理制度5
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
1.1會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
1.2會計帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
1.3財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
1.4其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、管理處每年形成的會計檔案,必須由財務部按照歸檔的要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
3、財務出納人員不得兼管會計檔案。
4、各管理處的會計檔案不得借出。如有特殊需要,需經公司總部有關領導批準,可以提供查閱或者復制,并必須辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、財務部必須建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各管理處的會計檔案按照《會計檔案保管期限表》的'規定期限保管。
7、會計檔案的銷毀按照有關規定執行。
8、保管期滿但未結清的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,必須單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,必須在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
9、采用電子計算機進行會計核算的,必須保存打印出的紙質會計檔案。
會計檔案的管理制度6
1.目的
為加強財務管理水平,規范財務檔案管理工作,提高財務部工作效率,配合公司整體經營運作,特制定本制度。
2.適用范圍本制度適用于公司總部。
3.術語和定義
3.1財務檔案:財務檔案是專業檔案的一種,它是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經濟活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。
3.2原始憑證:原始憑證是在經濟業務發生時,由業務經辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。
3.3記賬憑證;記賬憑證是對經濟業務按其性質加以歸類,確定會計分錄,并據以登記會計賬薄的憑證。
3.4會計賬簿:是指以會計憑證為依據,全面、連續地記錄一個單位的經濟業務,對大量分散的數據或資料進行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的`簿籍。
3.5財務報告:指用來反映會計實體的財務狀況和經營成果的總結性書面文件。
4.職責無
5.工作要求
5.1財務檔案的分類。分為會計核算檔案、財務管理檔案及其他檔案資料。
5.1.1會計核算檔案
5.1.1.1會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
5.1.1.2會計帳簿:包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。
5.1.1.3財務報告:包括會計報表、附表以及財務情況說明書等,會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
5.1.1.4會計電算化資料:包括歷年財務帳簿的刻錄光盤和磁帶等。 5.1.2財務管理檔案
5.1.2.1預算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。
5.1.2.2財務分析報告:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務分析報告。
5.1.2.3投資分析報告:是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的項目投資分析報告。
5.1.2.4財務制度文本:包括由公司財務部制訂并經由公司董事會或行政辦公會議通過的各類財務制度文本以及由下屬公司根據公司財務部指導要求制訂并經由下屬公司董事會通過的各類財務制度文本。
5.1.2.5會議紀要:包括經由相關領導審閱并簽字認定的財務例會會議紀要、稅收籌劃小組會議紀要以及其他各類專題會議紀要。
5.1.3其他檔案資料
5.1.3.1合同文件:包括銀行貸款合同及相關董事會決議、財產保險合同及其他與財務相關的各類經濟合同。
5.1.3.2下屬公司上報的報告:包括資金申請報告、調整預算報告等各類相關報告。
5.1.3.3其他:包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會決議、章程、公司基礎資料、財務部發文等與公司財務活動有關的各類檔案資料。 5.2檔案管理工作5.2.1檔案的收集、歸檔
5.2.1.1財務檔案要分類進行收集、歸檔,并對歸檔檔案進行編號,填制“財務檔案保管清冊”,由財務檔案經管人負責登記。
5.2.1.2會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的定期收集、整理歸檔,做到資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序。
5.2.1.3部門及各下屬公司編制和上報的預算資料、財務分析報告以及各下屬公
司提交財務部的各類請示報告應在確認加蓋相關公司公章及相關領導簽字后進行歸檔。
5.2.1.4投資分析報告、會議紀要等由財務人員編制的文件須在相關領導審閱并簽字后進行歸檔。
5.2.1.5銀行借款合同、財產保險合同等與財務活動相關的經濟合同須確認合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章,并貼加足額印花稅后進行歸檔,須董事會通過的重大合同還需附加相關董事會決議。
5.2.1.6財務制度文本、公司章程文本以及財務部下發各類文件應該在加蓋公司公章或財務部門印章后歸檔,并附加相關文件流轉單及領導審批意見和相關董事會決議。
5.2.1.7其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》,達到歸檔條件后歸檔。 5.2.1.8應移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復印件歸檔后移交檔案室。 5.2.2財務檔案的保管
5.2.2.1加強對財務檔案的保管,建立財務(會計)檔案柜,檔案柜必須經久耐用,牢固安全。
5.2.2.2財務檔案應設立專門地點保管,并按其種類、歸檔時間、編號等要素分柜存放。
5.2.2.3對財務檔案的保管實施統一管理,財務部設置兼職檔案管理員崗位,負責已立卷登記的財務檔案的保管工作。
5.2.2.4檔案存放地點應注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
5.2.2.5會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的期限保存,其他財務檔案都為永久性保存檔案。
5.2.2.6會計檔案的清點和檢查要每年進行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應處理的檔案,發現問題應及時采取措施進行處理。 5.2.3財務檔案的調閱
5.2.3.1財務人員因工作需要調閱財務檔案時,必須按順序及時歸還原處。 5.2.3.2本公司其他人員調閱財務檔案,要經財務部總經理同意;外單位人員調閱財務檔案要有加蓋單位公章的申請書,經財務部總經理審核后報公司總裁批準。
5.2.3.3會計檔案原件原則上不得外借,若有特殊情況需要外借,則外借最長期限不得超過三天。
5.2.3.4調閱財務檔案須填寫“財務檔案調閱登記簿”,需要復印的要經財務部總經理同意并進行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。
5.2.3.4調閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調閱無關的內容。
5.2.4財務檔案的銷毀
5.2.4.1對保管期滿的財務檔案,應由財務部門提出銷毀意見會同檔案管理部門共同鑒定,嚴格審查,對按規定可以銷毀的檔案,應編造“會計檔案銷毀清冊”,經領導審查批準后銷毀,檔案銷毀時應由財會部門和檔案部門共同派員監銷,監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式二份,分別由檔案、財會部門保留。
5.3附則
5.3.1下屬公司可根據本制度和其他有關規定,結合各自具體情況,制定相應財務檔案管理制度;
5.3.2本制度由財務部制定并負責解釋;
5.3.3本制度經行政辦公會審議通過后實施。
6.支持性文件
6.1《會計檔案管理辦法》
7.相關記錄及表格無
會計檔案的管理制度7
1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,現根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。
2.適用范圍:本規定適用于公司及分子公司。
3.會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。
4.會計檔案范圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
4.2會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
4.3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄,其他會計帳薄。
4.4財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。
4.5財會電算化檔案:主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質,系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。
5.各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
5.1當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
6.會計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供會計資料的查閱或復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時,應事前由公司總經辦批準。
6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
7.會計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。
7.2會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。
7.4各單位會計檔案的'具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計檔案,除本辦法規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;
8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
8.1.3銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;
8.1.4監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。
8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9.會計檔案的管理
9.1采用電子計算機進行核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的,從其規定。
9.3單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原機構代管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。
9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管。
9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。
9.7單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
9.7.1移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;
9.7.2交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。
10.附則:
10.1本制度由公司財務部負責解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
10.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
會計檔案的管理制度8
1、財務(包含內部核算財務)要依據國家檔案管理有關規定和要求,對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料,定期整理,裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時,必需由財務經理核對、清點數量無誤并簽署存檔記錄表后,檔案管理員方可予以存檔。存放會計檔案的檔案柜必需雙鎖開關,鑰匙由主管會計和財務經理各持一把(不同鎖)任何人經批準后方可查閱財務檔案,必需由主管會計、財務經理共同開鎖,由主管會計妥當保管,嚴防失火、損壞、丟失。
2、公司內部任何人員調閱會計檔案須經總經理批準。外來人員調閱或復制檔案,要憑介紹信并經總經理批準。
3、檔案銷毀,須由上級主管部門和有關檔案部門共同鑒定,由總經理批準后由主管會計與財務經理共同監督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”。“會計檔案銷毀清冊”要長期保管。
4、會計人員變更,須辦理會計檔案移交手續。并由財務經理或主管會計監交,填寫移交清冊,并由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計須設置會計檔案管理記錄簿,檔案收發調閱等事項要適時登記,出納人員不能兼管會計檔案管理。
6、會計憑證是記載經濟業務發生,明確經濟責任的書面憑證,是記帳的依據。會計帳簿是記錄經濟業務發生的簿籍,是編制會計報表的依據,取得或填制會計憑證,登記帳簿,是會計核算方法中不可缺少的兩項內容。
7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證,相關會計人員對公司發生的每一項經濟業務,必需逐筆按憑證的實在業務內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必需具備:憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量和金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。
8、會計憑證要妥當保管,會計人員要依據審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵奉并服從借貸記賬法的原則,據以登記帳簿。
9、記帳憑證可依據每一憑證單獨填制,也可依據原始憑證匯總表填制,每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財務部設置現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數字精準、摘要清楚、登記適時、有依據,并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈,以便對帳簿記錄進行分析查核。
11、各種帳簿的'記錄必需月月核對,做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結帳前必需將本月內發生經濟業務全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的實在格式,必需按上級主管部門的要求處理。
12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復印必需由財務經理書面批準,否則微機室不予受理。
會計檔案的管理制度9
一、負責會計資料和緊要資產的保管及管理工作,對各種會計資料及財產進行造冊、登記、歸檔,做到收發有登記,管理規范化。
二、要常常對檔案進行打掃整理,保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會計檔案,必需經財務經營部部長及分管副總簽字同意,對會計檔案記載事項應保守隱秘,不得泄露企業內部機密。
四、會計檔案保管應按有關文件保管期限規定進行管理。
五、要維護檔案乾凈,以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發生,每年年度更換時,依規定清理一次,已屋保管期限,預銷毀,銷毀前造冊呈財務經營部部長、分管副總核準,報經董事會備案。
會計檔案的管理制度10
為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,符合會計基礎規范化的要求,公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應當注明:單位名稱、單位地址,財務報告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會計帳本:每月結帳后,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標明帳戶名稱、順序號、標上標簽,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財務文件:財務文件、審計報告等按文件內容進行分類,按立案時間打出文件清單,標上標簽、編上編號,便于查閱。
二、會計檔案調閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續進行,財務部查閱檔案資料,要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續;外調檔案,必須經財務部主管批準,并付上借閱檔案借據,寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調節表保管期限為3年;
2、會計帳簿:
①現金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產卡片在固定資產清理報廢后保存5年。
3、會計報表:
①月、季度會計報表保管期限為15年;
②年度會計報表保管期限為永久。
4、其他:
①會計移交清冊保管期限為15年
②會計檔案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷毀清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷毀
根據會計檔案保管期限,銷毀會計檔案時,到期限的檔案必須列出詳細的`會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監銷。
會計檔案的管理制度11
一、使用語音室上課的教師必須經過技術擦作培訓,嚴格按操作程序進行操作。
二、每學期每班第一次使用語音室時,必須對學生進行培訓教育。
三、語音課一般按學校排定的時間進行,臨時變動,應及時與分管責任教師聯系,以便合理安排。
四、分管責任教師應協助上課教師做好課前準備和課后檢查工作,保證教學順利進行。
五、教師在上語音課之前或之后都應檢查有關設備是否完好,用后填寫使用情況登記表,如有損壞,及時與分管責任教師聯系,酌情處理;若隱情不報,事后加倍處罰。
六、學生進入語音室后,須接受老師的'指導,按座位表就坐,不準隨便調換座位。
七、使用者(學生)應嚴格遵守使用規則,聽音時仔細檢查耳機性能。先把音量調到最小,方可開機。聽音設備不得作收音、娛樂及其它用。不準拆接電器線路。耳機、話筒應該輕拿輕放,不準敲打。如發現機子故障或損壞,應立即與教師聯系,以便妥善處理。如屬不按要求使用而造成損壞則要追究個人責任。
八、遵守紀律,愛護公物,注意衛生,保持室內整潔;責任教師每天必須檢查室內衛生情況,每星期徹底打掃室內衛生。
九、人離語音室,要切斷電源,關好門窗,并上鎖,以保安全;責任教師應每天檢查以上內容,以策萬全。
十、無關人員,未經許可,不準進入語音室。
十一、造成損失有相關人員負責賠償,教師操作不當由教師自行負責;語音室責任教師負責設備安全、日常維護以及衛生等,玩忽職守者除負責賠償損失外,還應扣除“教師發展評價”考核分10分。
會計檔案的管理制度12
一、負責會計資料和主要資產的保管及管理工作,對各種會計資料及財產進行造冊、登記、歸檔,做到收發有登記,管理規范化。
二、要經常對檔案進行打掃整理,保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會計檔案,必須經財務經營部部長及分管副總簽字同意,對會計檔案記載事項應保守秘密,不得泄露企業內部機密。
四、會計檔案保管應按有關文件保存期限規定進行管理。
五、要維護檔案整潔,以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發生,每年年度更換時,依規定清理一次,已屋保存期限,預銷毀,銷毀前造冊呈財務經營部部長、分管副總核準,報經董事會備案。
會計檔案的管理制度13
一、目的:
為了加強公司財務檔案的科學管理,建立、健全財務檔案的管理制度,完善財務檔案管理工作,使其規范化、系統化,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于集團公司、子公司及實際控制企業。三、檔案管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、借閱等,對財務會計檔案的安全、完整、保密負責,對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、財務檔案定義
財務檔案是專業檔案的一種,它是經濟活動的歷史記錄和經營效果的綜合反映,也是開展經濟活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。
五、財務檔案的分類
財務檔案分為內部留存財務資料檔案、對外報送財務資料檔案與外部專業機構提供的專業報告檔案。
(一)內部留存財務資料
內部留存財務資料分為會計核算檔案、財務管理檔案、客戶資料檔案以及其他財務檔案四類。
1、會計核算檔案范圍
會計核算檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料。
①會計憑證
會計憑證是記錄經濟業務,明確經濟責任的書面證明。它包括記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行對賬單、銀行存款余額調節表、資金盤點表等。
②會計賬簿
財務檔案管理制度
會計賬簿是一定花式、相互聯結的賬頁構成,以會計憑證為依據,全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包孕按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。
③會計報表
財務報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件。按時間可以分為月度會計報表、季度會計報表、中期會計報表以及年度會計報表,包括四表一注(資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表以及財務報表附注)以及其他內部報表等。
④其他會計核算資料
包孕企業所得稅匯算清繳底稿、審計調整數據底稿、對外開具的各類、收條存根、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、財務情況說明等。
2、財務管理檔案
①預算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。
②財務分析敷陳:包孕公司總部及下屬公司體例和上報的季度、半年度、年度財務分析敷陳。
③稅收籌劃報告:是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的稅收籌劃報告。
④投資分析敷陳:是指由公司財務部體例并顛末相關領導審核認可的工程投資分析敷陳。
⑤融資分析報告:是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的融資計劃分析報告。
3、客戶檔案(是否由財務部管理待商榷)包孕本公司與客戶簽訂的業務合同、客戶根本材料、與該客戶有關的文書等。
4、其他財務檔案
主要指銀行流水、業務合同、財務制度文本、會議紀要、銀行開/銷戶審批及資料、稅務事項通知書、關聯公司上報資料、公司內部培訓資料等。
(二)對外報送財務材料
1、對金融機構:主要指對銀行等金融機構報送的融資類、按揭準入類資料
財務檔案管理制度
以及后續報送材料。
2、對稅務局:首要指對稅務局報送的征稅申報表、財務報表、重點稅源報表、減免稅申請、手續費返還申請、財務情況說明、征稅說明等。
3、對統計局:主要指對統計局報送的企業基本信息表及財務數據。
4、對社會公眾(若有):首要指公司上市后對社會公眾披露的財務報表敷陳以及發布的各類通知文書。
對外部單位報送的'資料需全部存檔,特別是加蓋了公司印章的資料,以備查閱。
(三)外部專業機構提供的專業報告
首要指公司聘請的內部專業機構供給的專業性敷陳,如年度審計敷陳、專項審計敷陳、財務盡職調查敷陳、資產評估敷陳、企業所得稅匯算清繳敷陳、XXX測繪敷陳等,專業敷XXX可能是對外的,也可能是對內的。
六、財務檔案的管理要求
(一)分類管理。財務材料歸檔前應先分類,再按照類別有序地放進檔案盒、檔案柜中。歸檔前應仔細檢查材料,降低歸類毛病的可能性。
(二)及時歸檔。財務資料形成后應及時歸檔,避免資料混雜、遺漏,特別是對外報送資料,報送完畢后應立即歸檔。
(三)在職責、權限范圍內歸檔。因各財務人員職責不一、權限不一、部分財務資料開放程度不一,故每人只需且必須對自己經手的財務檔案歸檔并進行保管。
七、財務檔案的裝訂、歸檔和保管
除了曾經裝訂成冊的文本外(如內部機構供給的專業敷陳、合同、收條存根聯等),其他財務材料必須裝訂成冊。各財務材料裝訂時間不一,會計憑證每月裝訂一次,次月10日前完成上月憑證裝訂,裝訂好的憑證按年分月妥帖保管;除了會計憑證外,其他財務檔案平常需做好歸檔工作,每年度最少裝訂一次,次年2月前完成上年度材料的裝訂。
(一)會計憑證的裝訂
財務檔案管理制度
1、會計憑證裝訂前的準備工作:
①整理檢查每個憑證要件是否齊全,要件是否按序排列。付款憑證要件排列順序為:記賬憑證、審批單、、合同及其他附件、銀行回單;收款憑證要件排列順序為:記賬憑證、其他附件、銀行回單;計提類憑證及調整類憑證的附件為:記賬憑證、附件;本月記賬憑證明細表應安排于第一筆憑證前面;銀行對賬單、現金盤點表、銀行存款余額調節表應置于末了一張會計憑證后面隨憑證一起裝訂。裝訂前要件需齊全,若有極個別要件不齊卻必須裝訂的,需在響應位置安排空白粘貼單,做好記錄,并在要件到達后立即粘貼上去。
②檢查憑證是否按序排列,如有顛倒要重新放置,發現缺號要查明原因。
③摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,盡量避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;
2、會計憑證裝訂時的要求
①裝訂應盡可能縮小所占面積,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的表現面,以便于過后查閱。A5版憑證應沿憑證包角裝訂線內側打兩孔進行裝訂,A4版憑證應于憑證左側1.5厘米處勻稱打三孔進行裝訂。
②裝訂憑證厚度一般為2-3厘米,需裝訂牢固,美觀大方,A5版憑證裝訂時可采用硬紙板墊角。
③憑證外面要加牛皮紙封面,封面規格應略大于記賬憑證。 3、會計憑證裝訂后的注意事項
①每本憑證封面上填寫好公司名稱或項目名稱、憑證期間、憑證種類、起止號碼、憑證張數等信息,包角上填寫期間與起止憑證號信息。
②將全部會計憑證按年編號,于包角顯眼處寫上本憑證編號,按編號順序入柜,以便調閱與檢查憑證是否遺失。
(二)會計賬簿的裝訂
1、現金日記賬、銀行存款日記賬的裝訂:現金日記賬與銀行存款日記賬若是采用紙質賬簿進行登記,則無需裝訂,會計年度終了將賬簿歸檔保管;現金日記賬與銀行存款日記賬若是采用電子賬簿進行登記,需年度終了后打印出來裝訂成冊。
2、總賬與明細分類賬的裝訂:會計年度終了兩個月內,會計需將上年度總
財務檔案管理制度
賬、各明細分類賬、重要客商往來明細賬、關聯方往來明細表打印出來,裝訂成冊。
3、裝訂要求
①明細分類賬應按科目順序、時間順序排列,總賬在前,明細賬在后,客商與關聯方往來單獨裝訂,裝訂前加上前后牛皮紙封面,于賬簿左側1.5厘米處勻稱打三孔進行裝訂,每冊厚度約為2-3厘米。
②會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象;
③封面應齊全、平整,注明所屬年度及賬簿名稱。(三)會計報表的裝訂
會計報表應按月份排列,每月報表的放置順序為資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表(若有)、財務報表附注或者財務說明、公司內部報表,裝訂要求參見會計賬簿的裝訂要求。
(四)其他財務檔案的裝訂
原則上其他財務檔案平常做好分類保管工作,一年一裝訂,若是財務材料是針對某專項的,如為銀行某一筆貸款供給的材料,需事項結束后實古裝訂;裝訂前應仔細檢查待裝訂材料,確保一切材料正確地放入所屬類別、按照先后順序排列、無遺漏征象。具體裝訂請求參見會計賬簿的裝訂請求(厚度較薄的可直接用訂書釘裝訂)
(五)財務檔案的歸檔
財務材料裝訂好后應分門別類,編號后裝入檔案盒,編號應和明細清單一致。若材料較少,統一檔案盒可裝入不同類此外材料,檔案盒側面應貼上標簽,注明盒內材料的名稱,標簽名稱應采用打印方式,檔案盒內安排本檔案盒保管材料的明細清單。檔案分年度歸檔。每個檔案盒都應編號,編號及其裝配內容應錄入電子表格形成完整的索引目次,以便后期查找。
(六)特殊合同的管理
1、特殊合同的規模
特殊合同指在法律上存在一定風險的合同,具體如陰陽合同、掛靠協議類敏感合同。
2、特殊合同的管理
財務檔案管理制度
①陰陽合同:陰陽合同指合同當事人就同一事項訂立兩份以上的內容不相同的合同,一份對內,一份對外,其中對外的一份并不是雙方真實意思表示,對內的一份則是雙方真實意思表示。資料管理人應在收到陰陽合同后向合同簽訂人確認合同的內外屬性,并在合同右上角用鉛筆標注特定字符。資料管理人應當建立陰陽合同臺賬,明確內外合同的差異,以及通過臺賬對陰陽合同做統一管理。登記臺站后,對外合同應當放置到財務經理指定的、專門的檔案盒進行保管,對內合同則放入普通合同進行保管。合同歸檔前,內外合同應交由財務經理審閱。若陰陽合同涉及工程結算,結算書也應有陰陽兩份,對外結算書應與對外合同一同保管。
②掛靠協議:掛靠行為指一個施工企業允許他人在一定期間內使用自己企業名義對外承接工程的行為,一般而言掛靠協議約定了承接工程的具體內容、掛靠期間與掛靠管理費等,為特殊合同。資料管理人應當建立掛靠協議臺賬,收到掛靠協議后應立即登記臺賬,并告知財務主管或財務經理,將協議放進財務經理指定的檔案盒進行保管。
(七)稅務事項通知書的管理
財務人員收到稅務事項通知書后,應該實時告知財務主管,回執聯應填寫回執日期后蓋印再返還稅務局。稅務事項通知書應當單獨存檔。
(八)財務檔案的備份制度
除了會計憑證外,其他的財務檔案需同時保留電子檔與紙質檔,電子檔應每月或每季度拷貝至挪動硬盤進行保存。
(九)財務檔案的保管請求。
1、檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有防火器材。
2、檔案應放在公用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
3、檔案室內應常常保持清潔衛生,以防蟲蛀鼠咬。 4、檔案室保持通風透光,并有適當的空間、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;
5、設置歸檔登記簿、檔案借閱簿,嚴防損壞損失、散失和泄密;
6、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。財務檔案管理制度
(十)檔案保管期限
1、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年2、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年
3、日記賬15年。其中:現金和銀行存款日記賬25年4、明細賬、總賬、輔助賬15年
5、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年6、主要財務指標報表(包括文字分析)3年7、月、季度會計報表(包孕文字分析)5年8、年度會計報表(包括文字分析)永久9、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久10、主要財務會計文件、合同、協議永久八、財務檔案的借閱
(一)財務檔案為本單位所使用,原則上不得借出,有特殊需求須經單位領導、財務負責人批準。
(二)內部借閱會計檔案時,應持有單位正式介紹信,經會計主管人員或單位領導人批準后,方可辦理借閱手續。借閱人應填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、內容等情況登記分明。
(三)本單位其他部分人員需求檔案材料,在報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。
(四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
9、財務檔案的銷毀
(一)會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案保管人員提出銷毀意見,會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經公司領導審查批準后方可予以銷毀。
(二)會計檔案保管期滿,但其中未了結的債權債權的原始憑證,應單獨抽
財務檔案管理制度
出,由檔案部門保管到結清債權債務時為止。
(三)銷毀檔案前,應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;銷毀會計檔案時應由檔案保管人員和財會部門共同派員監銷,會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負責,同時將監銷情況寫出書面報告檔案備查。
本制度說明權與訂正權歸財務部一切。
會計檔案的管理制度14
第一條財務報告是財務狀況和經營成果的總結性文件,包括財務報表和財務情況說明書。每年年終公司按期將年度財務報表及年審查賬報告一起報董事會。
第二條按公司的規定,公司應上報的年度報表有下列幾種:資產負債表、管理費用表、財務狀況變動表、損益表、營業費用表、投資收益表、固定資產及累計折舊表、營業外收支情況表、利潤及利潤分配表、應交稅金明細表、存貨結存表、財務狀況比率分析表等,各報表上報前財務部應認真逐級復核,減少差錯,確保各類報表的正確性。
第三條綜合反映評價本企業財務狀況的指標體系包括:“流動比率”、“速動比率”、“應收賬款周轉率”、“存貨周轉率”、“資產負債率”、“費用率”、“銷售利潤率”、“資本金利潤表”、“營業收入利稅表”、“利息償還倍數”等。
第四條按照企業行業的特點,將所有的會計檔案按其重要性分為三類,分別存檔、保管。
1.會計報表、財務程序軟件、會計賬簿、“物料、材料收發結存明細賬”、“會計人員交接單”、財務計劃、“會計師事務所年審、驗資報告”、“賬戶余額表”等為第一類;
2.借款、裝修、訂貨合同,經濟合同分析資料,工資資料、成本報表、材料價目表以及下發文件,年度、月度財務數據備份等為第二類;
3.產品還原表、日報表、驗收單、領用單、各類賬單、轉撥單、工作底稿等為第三類。
第五條企業財務部設兩個兼職檔案員分管本部門各類檔案。各業務部門應歸檔的'資料平時自行管理備查,到年終列出清單,統一交兼職檔案員保管,其余屬自行保管的資料應按月份整理,于次月初登記、造冊。各檔案應分類裝訂成冊、存放有序、方便查找,并應嚴格執行安全保密制度。
會計檔案的管理制度15
1、財務檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。
2、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后,由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂,并登記編號入庫管理。對于財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務資料應該入庫保管的,但根據工作需要暫時保管在不同會計人員手中,但對于十分重要的資料也應先辦理入庫手續,然后由相關財務人員按照正常借閱手續借出,以明確責任,保證財務資料的安全。
3、建立“財務檔案登記薄”,每項財務檔案歸檔前,由主管人員確定檔案的分類,按照不同的檔案類別分別編號登記管理,由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
4、建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”,財務部門內部需要查閱檔案的,需由檔案管理人員陪同查閱;需要復印財務資料的`,必須由財務負責人批準,由檔案管理人員負責復印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料,如有特殊需要,確需查閱、復印財務資料的,必須經財務負責人批準,并且在“財務檔案調閱、借閱登記薄”上登記
5、財務資料只能保留在公司范圍內,不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外,不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務資料的,按照國家法律規定,必須出具正式的“協助執行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件,并由財務負責人批準后,按照以上手續辦理借閱、調閱。
6、財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規范》的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷毀的,應上報財務中心并建立“財務檔案銷毀清冊”,在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監督下銷毀,“銷毀清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷毀。
7、財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公布財務資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、復制財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發生以上情況,應對當事人進行嚴肅處理,對公司造成損失的,應承擔經濟賠償責任;情章嚴重,違反國家法律的,依法移送檢查機關追究法律責任。
8、行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。
9、財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查;內部審計財務檔案管理情況作為審計重點,確保財務檔案的科學管理。
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