檔案管理基本要求

檔案管理的基本日常管理

一、 檔案資料的整理、分類、編號、保管、利用;

一) 、整理 檔案的整理，檔案整理工作，簡單的說就是對零散的或者是需要整理的檔案進 行分類，排列編目，使之系統化，為了管理需要和日后查找方便，逐步條理化，這就 是檔案的整理工作。 檔案整理工作的步驟：

(1)、區分全宗 對我們來說就是區分是哪個公司或者是哪個部門所歸檔來的文件等

(2)、全宗內檔案的分類 把全部的檔案，按照來源、時間、內容等方面的聯系，進行分類、排列。

(3)初步立卷 立卷就是組卷的意思

(4)卷內文件的整理編目 把卷內文件排列順序確定下來

(5)類內案卷初步排列 同一類的案卷的排列。

(6)案卷的加工整理 主要做備考表、填寫案卷封面等其他項目

(7)案卷調整與編號 確定每一盒檔案排列順序后，逐卷編上案卷號。

(8)編寫案卷目錄 將每一個案卷的標題、 保管期限、 卷內文件起止時間和頁數等逐項登記， 形成為一冊。 以后，編寫頁號，填寫卷內目錄。

二) 、檔案的分類與編號

1、檔案的分原則;是要以重慶 XX 公司實業(集團)有限公司的全部檔案為以象， 結合檔案內容及其形成特征，保持檔的有機聯系，便于科學管理與開發利用。簡單地 說檔案的分類就是把全部的檔案，按照來源、時間、內容等方面的聯系，進行分類排 列。

2、檔案的分類與設置

2.1 檔案有一級分類與二級分類，這里主要講一下一級分類 檔案的一級分類主要分為：黨群工作類、行政工作類、經營管一類、生產技 術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部 職工類等 10 個大類。 XX 公司集團檔案分類表 序號 分類名稱 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 黨群工作類 行政工作類 經營管理類 生產技術管理類 產品類 科學技術研究類 基本建設類 設備儀器類 會計檔案類 干部職工檔案類 代號 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 我們公司的檔案基本就上面 10 種分類，其實每種分類詳細包括那些檔案資料就根據 各部門所有全部檔案資料進行區分。

2.2 分類過程中要按全宗內檔案的實際狀況和方便管理的現實需要出發

2.3 分類方法及其分類結果應反應全部檔案的客觀現狀，維護檔案的歷史本來面貌

2.4 分類方法及其分類結果應具有邏輯性，以便于管理和實際操作。

3、檔案的編號 3.1、公司檔案分類編號主要采用純編號劃分，即檔案分類類目代號全部采用阿拉 伯數字，一、二、三級類目采用“十進位制”編號號，即各大類代號分別為 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四級類目采用自然順充號。 也就是說檔案案卷內的編號全部使用簡單明了的阿拉伯數字流水號編制，

三) 、檔案的保管與利用 檔案的保管工作

1、檔案保管的基本物質條件 檔案庫房的選址或存放檔案地點

2、檔案包裝材料---卷皮

3、檔案的安全檢查包括對庫藏檔案的檢查和對借閱后歸還的檢查。

檔案的利用工作

1、利用工作的意義

(1)檔案利用工作體現檔案工作的根本目的

(2)檔案利用工作是衡量檔案部門成績大小的主要標志

(3)檔案利用工作是對檔案與檔案工作最有效的宣傳。

2、如何才能做好利用工作

(1)明確服務方向，堅定服務思想

(2)要熟悉自己的檔案資料，了解客觀需要，

(3)研究利用工作的特點和規律

(4)正確處理利用和保密的關系

(5)正確處理利用工作與基礎工作的關系。

前面介紹紙質版本檔案資料的管理下面就說電子檔案的基本管理的方法 電子檔案 電子檔案即公司各類數據材料以光盤、錄像等各種載體保存的檔案 三方面：載體的物理保護、信息安全維護與電子檔案的利用

一、載體的物理保護

1、嚴格控制溫濕度：保存電子檔案的庫房濕度為 15℃-25 ℃，相對濕度控制在 40%-60%.最佳環境溫度為 18 ℃,相對濕度為 40%。

2、凈化外部環境：減少空氣中的灰塵含量及有害氣體，并保護良好 的通風性：防止強光照射，特別是紫外線的直接照射，適時清除所用設備上的積塵。

3、防磁防震：電子文件在保存和使用時，一定要遠離磁場，磁性載體與磁源之間距 離不得少 于 76 毫米。

4、正確排放與使用，減少機械損傷。 ①載體應直接排放，避免擠壓、折疊或彎曲 ②嚴禁隨意擦拭或清洗盤片，如有必要可用干凈藥綿蘸高純度酒精擦洗裸露部門 ③不可用筆在軟盤保護套上直接

5、標記，如需標記可使用標簽貼在封套上 ④不能用手直接觸摸光盤信息部位、讀寫窗口等 ⑤使用過程中嚴格操作，避免因操作失誤造成載體的信息的破壞。

6、定期進行檢測和拷貝

二、信息的安全維護

①采用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。

②訪問控制

③防治病毒

④安裝補丁程序，用以彌補程序缺陷

(6)電子檔案的利用

三、利用方法：

A.提供物質載體的拷貝

B.利用網絡傳輸電子檔案

C.通過計算機直接提供利用等。

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