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淺談文書檔案信息化管理策略
一、文檔一體化的實施依據(jù)
文檔一體化管理，包括文檔實體的生成、文檔信息的利用、文檔的規(guī)范管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項理論依據(jù)的長處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書檔案工作的規(guī)律與效率。
1.大文件與大檔案：數(shù)字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統(tǒng)檔案學(xué)認為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個不同名稱。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運動的某個階段。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使電子文件大量產(chǎn)生，構(gòu)成豐富的檔案信息資源。當文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經(jīng)形成，而文件之“大”并不單單指數(shù)量，還包括不同檔案門類之間的聯(lián)系之廣和文檔處理環(huán)節(jié)的多樣化。“大文件”不僅拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之擴展，一些檔案的保存價值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會化、多元化、開放性等特點。“大文件”和“大檔案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運動的整體性和連續(xù)性特點。文檔一體，統(tǒng)籌管理，不僅集中了技術(shù)力量，而且推進了文書檔案工作的專業(yè)化，切實提高了文檔管理水平。在信息化進程中，數(shù)字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進文件檔案的大聯(lián)通。數(shù)字檔案館是實現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個子系統(tǒng)。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。電子文件中心是數(shù)字檔案館的重要組成部分，能實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類型電子文件的有效傳輸、交換和存儲。為避免重復(fù)建設(shè)，應(yīng)當運用兼容技術(shù)，做好系統(tǒng)的設(shè)計、形成與維護，理順文檔一體化的體制與流程，實現(xiàn)真正的文檔一體的銜接。
2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎(chǔ)之一，而且從實踐的角度，也對文檔的管理具有較好的指導(dǎo)意義。根據(jù)文件運動的規(guī)律，文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、永久保存或銷毀，是一個完整的生命過程，是一個自然流動、難以割裂的過程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個整體，對文件運動的各個階段進行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴格意義上說還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書階段抓起。在文檔一體化的全程管控過程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點，因此確保前端控制是保證各電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過程，從源頭上防止一些錯誤和隱患，才能確保歸檔文件的質(zhì)量。“電子文件管理系統(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才能支持文件的證據(jù)性、真實性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)籌綜治、前后照應(yīng)，才能保障電子文件整個生命過程的全面、有效管控，保障文件內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保障文件從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規(guī)律，而且是促進文書與檔案工作標準化、規(guī)范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。
3.文件連續(xù)體理論：以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過程的連貫一致，倡導(dǎo)文件形成、保存與長久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內(nèi)部和社會提供檔案服務(wù)，這突出了檔案信息化的實用優(yōu)勢，也為電子文件的優(yōu)化管理提出了更高要求。連續(xù)體理論認為，文件的運動不是從出生到消亡的單向運轉(zhuǎn)，文檔處置的順序沒有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能。文件的生命過程與物理實體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運動的普遍規(guī)律，而文件連續(xù)體理論則更適用于信息時代電子文件的運動特點。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實生成、合理運轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。文件生命周期和連續(xù)體理論分別從文檔整體性與連續(xù)性的角度，為文檔一體化的有效實施奠定了堅實的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論強調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個運動階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對文件進行立體的處理，使文件的運轉(zhuǎn)成為一個系統(tǒng)靈活的過程。前端控制將對檔案的控制與管理提前到檔案設(shè)計與形成的階段，把好源頭關(guān)；在此基礎(chǔ)上，運用文件連續(xù)體理論，將一體化管理作為過程和手段，擴展檔案經(jīng)營服務(wù)范圍，保持系統(tǒng)連貫一致，建立統(tǒng)一標準，實現(xiàn)信息共建共享。文檔一體化運用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，兼顧兩大理論優(yōu)勢，體現(xiàn)了全局觀與系統(tǒng)優(yōu)化的辯證統(tǒng)一。
二、文檔一體化的策略手段
文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機聯(lián)系，有利于保持電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者系統(tǒng)周全。為延伸相關(guān)部門職能，融合管理體系，同時簡化工作程序，使文檔一體化整個流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標準制訂與功能設(shè)計、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運轉(zhuǎn)的組織模式。
1.責任延伸與理念培養(yǎng)。工作人員對檔案的重視程度決定了檔案工作的質(zhì)量。在文書與檔案業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責任延伸。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對于信息時代出現(xiàn)的新特點、新變化認識不夠，對于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對“文檔一體化”持以不同的觀點，對于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進理念的落實。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進的意識。為此，在文檔一體化項目實施之前，將是長期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進相互了解，增加業(yè)務(wù)往來。文書工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書工作的要求、動態(tài)。只有對對方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責任范圍。文書人員要有延伸管理的意識和能力，檔案人員要有超前控制的意識和能力。文書人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過培訓(xùn)，開闊部門視野，增強責任意識，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。再次，由部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實際，探討是否適合施行、從哪個方面入手等，在討論中促進溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報為課題項目，作為課題來研究，讓學(xué)術(shù)先行，來指導(dǎo)實踐。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識、合作意識、責任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對于文檔一體化的工作進取心和正確認識，進而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。
2.組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控。組織建設(shè)就是要加強頂層設(shè)計和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理，更好地推動文檔一體化的實施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過上層領(lǐng)導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)、成員自覺，抓好文檔全局，做好過程對接，監(jiān)控運行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實有效。組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負責將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準確。同時，檔案保管者也不再是被動等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對傳統(tǒng)歸檔時間滯后、檔案資料不全的弊病，主動、超前地同文件辦理者一起，共同確定機構(gòu)活動需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動體系進行管理。組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢，將數(shù)字檔案館與電子文件中心的建設(shè)納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機構(gòu)，數(shù)字檔案館為電子文件中心提供文件環(huán)境和技術(shù)支持。電子文件中心是新型的文檔管理專業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實體，維護文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統(tǒng)一實行國家文件與檔案管理業(yè)務(wù)標準和規(guī)范，同時也對文檔一體化進行質(zhì)量監(jiān)控。文件中心在文件運動過程中，相應(yīng)地進行全過程蹤跡保全，便于工作人員對檔案質(zhì)量進行鑒定和處置，確保長久保存價值，從而真正顧及數(shù)字時代的檔案管理需求。電子文件中心的建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的重要途徑，↑蘭臺世界LANTAIWORLD“不是文件機構(gòu)或檔案機構(gòu)的改良，而是政務(wù)流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機構(gòu)，它在電子文件全程管理中起著核心機構(gòu)的作用”[2]。質(zhì)量監(jiān)控必須借助人力物力，良好的組織建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的前提條件。再配合以標準制訂與功能設(shè)計、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等手段，可逐步構(gòu)建符合標準規(guī)范的質(zhì)量保障體系。
3.標準制訂與功能設(shè)計。文檔一體化在實際操作過程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準和規(guī)范，要有相應(yīng)的法律法規(guī)。建國以來，尤其是黨的十一屆三中全會以來，檔案的法制建設(shè)已見成效，法律規(guī)范相對完善。然而要推進文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國家標準的基礎(chǔ)上，建立一套統(tǒng)一的制度和標準。為此，要構(gòu)建文檔一體化嚴密的論證體系，使補充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構(gòu)，而且具有行之有效的實踐指南，成為文檔工作人員的學(xué)習(xí)文件，成為檔案信息化建設(shè)的重要藍本。除了針對“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術(shù)的標準。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責和工作范圍。要協(xié)調(diào)歸檔前后，有清晰的組織業(yè)務(wù)的劃分，尤其是需要密切合作的項目內(nèi)容，促進積極有效的配合。要明確相關(guān)職責的法律規(guī)范，使人員不僅分配到位，而且責任落實到位。在技術(shù)方面，要明確文檔一體化背景下操作系統(tǒng)應(yīng)具備的復(fù)雜功能。為研發(fā)出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統(tǒng)，提高文件覆蓋范圍和管理系統(tǒng)的利用水平，系統(tǒng)的功能設(shè)計是標準制訂最重要的環(huán)節(jié)要素。制訂出的技術(shù)標準既要符合一體化的流程設(shè)計，涵蓋數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全過程需要的技術(shù)，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關(guān)。功能設(shè)計是技術(shù)標準的具體內(nèi)容和前提條件，也是標準制訂的難點所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動或全自動化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶界面。半自動化模擬手工操作，“在一定意義上能實現(xiàn)檔案的自動編目、自動存儲、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢、檢索簡單明了。全自動化的一體化管理系統(tǒng)，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護四個子系統(tǒng)，一般具有收文處理、發(fā)文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。
4.流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替。文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使文件制作與處理進入傳統(tǒng)紙質(zhì)所無可比擬的時代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現(xiàn)出紙質(zhì)文件所不可替代的優(yōu)勢。然而系統(tǒng)最大的問題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統(tǒng)之間相互傳導(dǎo)的兼容性。傳輸、存儲、檢索、復(fù)制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統(tǒng)必備的功能。不兼容不僅導(dǎo)致文檔一體化受阻，而且存在功能重復(fù)建設(shè)的問題。為便于公文流轉(zhuǎn)和檔案存用，就必須通過并聯(lián)、串聯(lián)、互聯(lián)等方式，提高文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替，滿足一對多的用戶信息需求，建立整體運作體系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)存在遞進關(guān)系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)都是辦公自動化的子系統(tǒng)，而文檔一體化的設(shè)計就是要將兩大系統(tǒng)整合起來，做到過程統(tǒng)一和體制合一。為此，文檔一體化系統(tǒng)首先要具備OA系統(tǒng)的功能，即在信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上起到文件管理應(yīng)有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時代，還包括在線傳輸和檢索，具有動態(tài)化、靈活性等特點。根據(jù)連續(xù)體理論，電子文件的流轉(zhuǎn)不僅發(fā)生在文書管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務(wù)與利用的過程中，同樣存在流轉(zhuǎn)的可能需求。流轉(zhuǎn)適用應(yīng)貫徹文檔一體化始終，在其任意一個子系統(tǒng)中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多，其核心是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫進數(shù)據(jù)庫中，完成文件管理與檔案管理的銜接。
“隨著實踐發(fā)展，適用于文檔管理的系統(tǒng)，呈現(xiàn)從單點功能到整體功能、從單機到網(wǎng)絡(luò)、從專用到通用的發(fā)展趨勢。另外，通過這些系統(tǒng)的開發(fā)與運用，檔案部門不斷擴大其合作領(lǐng)域，越來越融于社會。”[4]未來新型文檔一體化管理機構(gòu)應(yīng)當在整合當前傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、信息中心和電子文件中心等機構(gòu)基礎(chǔ)之上完善功能，兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能于一體，建立統(tǒng)一、嚴密、高效的運轉(zhuǎn)體系。在數(shù)字化時代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見，文書人員與檔案人員的界限也不再涇渭分明，全程管理的電子文件管理理念得到了充分顯現(xiàn)。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形部、檔案機構(gòu)之間、文件與檔案機構(gòu)之間，電子文件的及時流動與管理。通過文件管理的責任延伸和檔案部門的超前控制，實現(xiàn)整個文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協(xié)作的工作方式，保障了電子檔案的真實性、完整性和有效性。
參考文獻
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