巧用Excel圖表展現分析數據

很多朋友又開始了緊張的工作總結和下一階段的工作計劃。這樣的工作是細致而繁瑣的，涉及的分類較多，數據量較大，所以在工作時是少不了使用圖表來協助的，要用現在最流行的一句話來形容，滿眼盡是圖和表。

Excel圖表的繪制可謂既簡單又復雜，說它簡單有兩個意思，一是就算是沒有太多Excel應用經驗的人，依然能通過圖表向導很快制作出圖表對象;二是只要做出很簡單的“柱形圖”、“餅圖”和“折線圖”等基本圖表，就能達到分析數據的目的。同樣，說它復雜也有兩個意思，一是為了得到更好地數據分析和查看效果，所以還要為生成的圖表做一系列的格式設置，如：系列格式美化、三維格式美化以及坐標軸和網格線設置等;二是圖表可以與函數或宏等功能一起聯用，制作出模擬圖表或帶有交互效果的高級圖表。

經驗一 設置系列格式選項和三維視圖格式

制作任何類型的圖表，通常都要對“圖表系列”進行調整，包括對系列“顏色”、“形狀”、“間距”和“重疊比例”等多方面的設置。在下圖(圖1)中，可以看到上面的兩個小圖就是直接生成“柱形圖”和“三維折線圖”后的默認效果;而下面兩個較大的圖表則是經過對系列設置后的效果。顯然，對系列格式調整后圖表，更有利于查看數據和分析數據。圖1

對數據系列進行調整，最簡單的方法就是對圖表系列進行鼠標雙擊，在打開的“數據系列格式”對話框中可對系列進行“顏色”、“形狀”、“選項”等多方面的設置。

對于三維圖表除了要設置系列的格式外，還應設置好三維的視圖格式，這樣才能從最好的角度去查看，如上圖中的“三維折線圖”和下圖(圖2)中的“三維餅圖”圖表。“設置三維視圖格式”對話框，可以通過鼠標右鍵的快捷菜單或“圖表”菜單調出。

圖2

在餅圖的“設置三維視圖格式”對話框中，可以對餅圖的“仰角”、形狀的“旋轉”以及餅的厚薄進行調整，如圖3所示。

圖3

經驗二 設置坐標軸和網格線

圖表的坐標軸和網格線是查詢數據時最重要的標準和依據，因此要將它調整和設置成最佳的效果。

圖表中的坐標軸通常有兩條，分別是x軸(分類軸)和y軸(數值軸)，在設置坐標軸時，要充分考慮圖表類型、觀察的角度以及制作圖表的目的等多方面因素。坐標軸屬性的調整可以直接用鼠標對坐標軸雙擊，在打開的“坐標軸格式”對話框中進行設置和調整。

在下圖4所示的圖表中，要對比和查看企業員工在6道題中選擇“答案A”和“答案B”的人數情況，就對圖表的數值軸做了一系列的設置，包括：數值軸標簽的位置、分類次序反轉等。

圖4

圖表中的網格線可以看成是數據的刻度線或查詢的輔助線，因此在查詢數據時往往要根據需要將網格線進行設置。在設置網格線時，可以調整網格的疏密、虛實以及有無等多種效果，在上面圖4 所示的直方圖圖表中，就將主要網格線進行了刪除。在下圖5所示的雷達圖圖表中，左側是帶有數值軸的“數據點雷達圖”，因為有數值軸，所以可以方便地對兩種產品的銷售額進行查看;右側是沒有數值軸的“面積雷達圖”，可以宏觀地按照月份比較兩種產品的銷售額份額情況。

圖5

經驗三 用函數來模擬圖表

在Excel應用中，若只是為了單純的查看和對比數據大小，可不創建真正的圖表，而采用函數和設置單元格格式配合進行模擬圖表的制作。如下圖6所示的例子，是查看實際銷售額與預期銷售額之間的差異，在左側已經計算出了“差異百分比”((實際銷售額預期銷售額)/ 預期銷售額)數據，在數據表的右側，利用“?”符號來模擬條形圖圖表。“?”符號個數的多少，表示了數據的大小，“?”實際上就是字母“n”，由于將單元格的“字體”格式設置成了“Wingdings”，所以在單元格中不顯示字母“n”，而顯示出“?”效果。這種效果適用于所有簡單的柱形圖和條形圖的模擬制作。

圖6

計算“n”的個數要根據“差異百分比”單元格的數據進行計算，所以在“低于預算”的一月(F2)單元格中輸入公式“=IF(D2<0,rept("n",-round(d2*100,0)),"")”;在“高于預算”的一月(h2)單元格中輸入公式“=if(d2>0,REPT("n",ROUND(D2*100,0)),"")”。這個公式的作用就是判斷“差異百分比”中的數據是正是負，然后分別將數據擴大100倍并進行取整，得到的數據就是字母“n”重復的次數。

專家點睛：

本文并沒有長篇累牘的介紹圖表的創建過程，而是從應用經驗角度出發，向大家介紹了如何制作出完美的數據分析圖表。其實，無論什么圖表，應把握一個原則，就是能起到準確分析數據和查看數據的目的。

微軟已經推出了Office最新的版本Office 2007，在新的版本中已經沒有了圖表向導，可直接根據自帶的圖表模板生成出所需類型的圖表。Excel 2007 還自帶了大量的圖表效果，將圖表設置分成了“設計”、“布局”和“格式”三大類，通過簡單的選擇即可將圖表設置成所需效果，見圖9所示。

圖9

無論將圖表設置成什么風格和效果，也無論是使用Office 2003 還是Office 2007，把冷冰冰的數據轉化成便于分析和查看的圖表，這才是關鍵。

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