如何設計、實施新員工入職培訓計劃

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一、引言

開始一項新的工作對新員工來說是充滿壓力的，新員工常發(fā)現(xiàn)自己要在一個完全陌生的工作環(huán)境下與不熟悉的人一起工作。為了在新的工作崗位上取得成功，新員工必須學習新的工作方法、了解事實、做事的程序、公司對自己的期望以及公司的價值觀。新員工也可能還會因為過低地估計了新的工作責任所帶來的情緒影響和適應新環(huán)境的難度而感到吃驚。此外，新員工也許還需要放棄一些在以前的工作環(huán)境中幫助其取得成功的而并不適合新的工作環(huán)境的一些行事方法。

適應新組織的過程被稱為組織社會化。社會化是一個復雜而又漫長的過程。新員工要想在新的工作環(huán)境中熟悉組織對自己的期望并被新組織的成員所接納，需要花數(shù)周甚至數(shù)月的時間。成功的組織社會化對員工個人和組織都很重要，它將關系到新員工的滿意度、績效;投資在新員工身上的啟動成本(如招聘、甄選、培訓、員工達到工作熟練所需的時間);員工繼續(xù)留任組織的可能性;替代離職員工的費用幾個方面。

盡管組織社會化很重要，但一些組織在介紹新員工和幫助新員工融入組織的工作卻做得很少，迫使新員工只好靠自己摸索。一些員工雖然通過這種“自生自滅”式的學習適應了新的環(huán)境，但他們在入職的早期有可能經(jīng)歷焦慮和挫敗感。企業(yè)管理顧問羅百輝認為，認識組織社會化的重要性并采取措施幫助新員工在組織中順利過渡是必要的。除了招聘階段的現(xiàn)實性工作預覽外，入職培訓是普遍使用的一種方法。

新員工入職培訓計劃是為讓新員工了解其即將從事的工作、即將與之共事的上級主管、同事以及組織的情況而設計的一項計劃。該計劃常常是在新員工同意加入某組織并為其效力后即開始實施。一般是新員工到崗的第一天開始。新員工到崗首日所受到的問候及待遇將給其留下深刻而長久的印象。然而，與著重于組織社會化的預備階段的現(xiàn)實性工作預覽不同的是，入職培訓計劃重視社會化過程的遭遇階段，新員工在本階段將會認識組織中的工作與生活情況。

入職培訓的目的通常包括以下幾方面：

1、減少新員工的壓力和焦慮;

2、減少啟動成本;

3、降低員工流動;

4、縮短新員工達到熟練精通程度的時間;

5、幫助新員工學習組織的價值觀、文化以及期望;

6、協(xié)助新員工獲得適當?shù)慕巧�行�?

7、幫助新員工適應工作群體和規(guī)范;

8、鼓勵新員工形成積極的態(tài)度。

入職培訓在各種規(guī)模的組織中都被廣泛采用。不同的組織使用不同的入職培訓方法。

二、入職培訓內(nèi)容的評估和決定

從理想的角度來說，入職培訓應該遵守評估-設計-實施-評估的框架結構。組織代表應在培訓之前進行培訓內(nèi)容和培訓方法的精心評定。培訓完成之后，再對其進行系統(tǒng)地評估，以評定培訓項目的成功程度。

一般來說，入職培訓計劃應包括如下信息：公司的整體信息，通常由負責人力資源開發(fā)的員工提供;與工作緊密相關的信息，通常由新員工的直接上級主管提供;公司信息可包括公司總體概況、關鍵政策和程序、使命宣言、公司目標和戰(zhàn)略，也包括薪酬、福利、安全和事故防止、員工關系以及各種物理設施。工作信息包括部門或工作小組的功能、工作職責和責任、政策、規(guī)則、程序、部門參觀，以及部門成員介紹。

鑒于組織社會化的本質(zhì)，組織應該清楚地向新員工傳達組織對其的期望。應該向新員工講明諸如工作職責、任務、報告關系、責任和績效標準等。雖然有工作說明書，但一些重要的工作特征信息并沒包括在內(nèi)。因此，構成員工期望的要素，工作規(guī)則、工作條件、同事關系、客戶關系、顧客關系等都應納入討論之列。

組織應讓新員工從總體上了解組織的使命、目標、結構、文化、產(chǎn)品等關鍵要素。組織的使命宣言起著強化基本價值觀和組織在行業(yè)和社會中的地位的作用。懂得使命重要性的員工更有可能產(chǎn)生符合組織使命的行為。有的組織使用信條來傳達核心使命并在公司政策和目標中加以強化。許多組織試圖簡化這些宣言而只通過正式文件，如員工手冊和業(yè)務報告等來傳達。

入職培訓中還應向新員工解釋清楚薪酬和福利政策。有些組織在入職培訓中安排填寫薪酬和福利表，以使員工知道他們應該得到的薪酬和已參加的福利計劃。

引導新員工了解他們即將任職的部門以使他們更好地理解各種不同的工作如何與整個部門相配合，以及各部門如何與整個組織相協(xié)調(diào)。培訓中還應討論工作流程、協(xié)調(diào)等事宜。最后，實際的工作場所布局也應該得到解釋，包括辦公日用品的存放、各種設施、緊急出口和其他非常規(guī)的特征。

在入職培訓中，可使用各種媒體，包括講課、錄像、印制的材料、討論等。電腦軟件也可作為培訓的方式之一。公司的內(nèi)部電腦網(wǎng)絡也可為新員工了解公司及人員提供很獨特的機會。入職培訓的時間根據(jù)情況而各異。從幾小時到幾天，甚至幾個月不等。

下面是企管顧問羅百輝為培訓師提供的常用入職培訓內(nèi)容清單：

1、公司歷史、哲學、公司業(yè)務;

2、組織結構圖;

3、組織所在行業(yè)概覽;

4、福利組合概覽(如健康保險、休假、病假、學費報銷、退休等)

5、業(yè)績評估或績效管理系統(tǒng)，即績效評估的方式，何時，由誰來評估，總體的績效期望

6、薪酬程序：發(fā)薪日，如何發(fā)放;

7、職位或工作說明書和具體工作規(guī)范;

8、員工體檢日程安排和體檢項目;

9、職業(yè)發(fā)展信息(如潛在的晉升機會，職業(yè)通道，如何獲得職業(yè)資源信息)

10、基本的人與機械控制和安全培訓;

11、員工手冊、政策、程序、財務信息;

12、有關公司識別卡或徽章、鑰匙、電子郵箱帳戶的獲取、電腦密碼、電話、停車位、辦公用品的作用規(guī)則等;

13、參觀設施和公司周圍相關服務，如餐廳、購物場所、干洗店、散步空間等的地圖;

14、技術或具體與工作相關的信息(或如何與相關上級主管或同事協(xié)商培訓的日程安排);

15、著裝(如周五可便裝上班);

16、工作外的活動(如運動隊、特殊項目等)。

三、入職培訓直接上級主管、同事、人力資源開發(fā)人員、新員工的角色功能

有效入職培訓的關鍵要素之一是新員工與其直接上級管理人員、同事以及其他組織成員之間頻繁的互動。在培訓遭遇階段的這種互動越頻繁，新員工的社會化進程越快。有研究表明：新員工認為與同事、直接上級管理人員以及中高層同事之間的互動對他們的幫助最大。而且，這種互動與新員工往后的態(tài)度(工作滿意度、組織承諾、離職傾向)有關。

1、直接上級主管：直接上級主管在新員工培訓過程中既是信息的來源又是新員工的向導。直接主管可借助于向新員工提供實際信息、清晰而現(xiàn)實的績效期望、強調(diào)員工在組織內(nèi)取得成功的可能性來幫助新員工克服焦慮感。除此之外，直接上級主管還可通過鼓勵同事接納新員工來幫助他們。有些企業(yè)的主管還精心為每一位新員工安排一位伙伴幫助他們適應工作環(huán)境。導師制，即為每位新員工配備一名經(jīng)驗豐富的老員工，也可起到同樣的作用。另外，直接主管可協(xié)助新員工開發(fā)他們在組織中的角色，以減少還不到期望而產(chǎn)生的負面結果。

其他重要的直接主管引導功能包括：

①提供具體工作培訓;

②暫緩安排新員工工作小組以外的任務以使其有時間進行工作方面的學習;

③分派具挑戰(zhàn)性的首次任務;

④進行及時的、有建議性的績效評估;

⑤診斷造成沖突的問題(結構性的和人際間的);

⑥利用新員工到來之機，重新分配工作任務或進行工作的再設計以提高有效性和員工對工作系統(tǒng)的滿意度。

值得一提的是，為了讓直接主管能有效地履行其入職培訓的職責，對他們進行培訓是必要的。通過培訓，使主管們對整個入職培訓體系及其背后深刻的邏輯、他們自己的角色、如何有效地發(fā)揮他們的作用都有深刻的認識。

2、同事：組織的新成員把與同事之間的互動看作在他們組織社會化過程中極其有幫助的活動。因為，通過此，他們可以獲得支持、信息和培訓。此外，同事的幫助有助于他們了解工作小組和組織的規(guī)范。同事還可能通過減少一些過激的做法，如取笑新員工缺乏對某些信息的了解或使其處境尷尬等，來緩解新員工的焦慮。

協(xié)助新員工與同事之間的互動的一種方法是建立伙伴制度，即新老員工的配對幫助制度。被指派幫助新員工的同事應該獲得相關的材料和培訓以便幫助他們完成其職責。 3、人力資源開發(fā)人員：在整個入職培訓中，人力資源開發(fā)人員的主要職責是設計并監(jiān)控入職培訓項目。具體來說，他們的職責包括指定或獲取各種材料(比如工作手冊和討論會導師的指引)，實施培訓，設計并進行評估研究。

人力資源開發(fā)人員還應扮演激勵各管理層積極參與和支持入職培訓項目的角色。建

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