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華為成功之寶界定“時(shí)間管理”的兩大誤區(qū)時(shí)間管理“
華為”時(shí)間管理培訓(xùn)的第一部份，就是讓員工們清楚了解時(shí)間管理的2大誤區(qū)：
誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃大量的時(shí)間浪費(fèi)來(lái)源于工作缺乏計(jì)劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行;沒有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置;沒有考慮對(duì)工作方法的選擇，結(jié)果長(zhǎng)期用低效率高耗時(shí)的方法工作。
誤區(qū)二：不會(huì)適時(shí)說(shuō)“不”“時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是‘不’”。華為人認(rèn)為，人們組織工作不當(dāng)中最常見的一種情況就是不會(huì)拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把把來(lái)自于各方的請(qǐng)托都不暇思索地接受下來(lái)，但這不是一種明智的行為。量力而行地說(shuō)“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費(fèi)時(shí)間，還會(huì)對(duì)自己其它工作造成障礙。同時(shí)，無(wú)論是工作延誤還是效果都無(wú)法達(dá)標(biāo)，都會(huì)打亂委托人的時(shí)間安排，結(jié)果是“雙輸”。所以“華為”一向強(qiáng)調(diào)，接到別人的委托，不要急于說(shuō)“是”而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時(shí)刻，要敢于說(shuō)“不”。
個(gè)人案例最近這段時(shí)間，我越來(lái)越感覺到時(shí)間管理的重要性。因?yàn)樵谖胰粘５纳钪校捎谑韬鰧?duì)時(shí)間的管理利用，讓自己做一些事沒有頭緒，有時(shí)在電腦面前一呆就是幾個(gè)鐘頭，這對(duì)于自己的身體都是極為不利的。針對(duì)這些，自己對(duì)自己以后的時(shí)間進(jìn)行一下管理，約束。
1、每天晚上看一下自己的郵件，并回復(fù)一下郵件，對(duì)于國(guó)際電子商情一些商業(yè)情報(bào)信息及商業(yè)視進(jìn)野信息進(jìn)行簡(jiǎn)單閱讀。
2、每周登錄一下自己的博客，并將自己的一些工作體會(huì)，寫成文字，便于以后學(xué)習(xí)。
3、不定期的發(fā)發(fā)郵件或QQ給周圍的認(rèn)識(shí)的人，保持一定的聯(lián)系。
4、在五月份，對(duì)自己在網(wǎng)站上的所有商務(wù)信息，進(jìn)行完善。
5、每天抽一些時(shí)間來(lái)關(guān)心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活樂(lè)趣。時(shí)間必須要善于去運(yùn)用，不然自己會(huì)在人生的大海中迷失方向。
6.每天都應(yīng)該做預(yù)習(xí)工作，這樣學(xué)習(xí)起來(lái)就會(huì)很輕松。
4D原則 Do it now(親自做)：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegate it(授權(quán))：學(xué)會(huì)授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作。Do it later(稍后再辦)：把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng)，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時(shí)掛在一邊，待有空時(shí)再去處理。Don’t do it(丟掉不管)：把一些與目標(biāo)無(wú)關(guān)的事，無(wú)效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管
時(shí)間管理十一條金律四大法寶“成功地界定問(wèn)題就已經(jīng)解決了問(wèn)題的一半”，但如果沒有切實(shí)可行的解決方案，困境還是不會(huì)改變。“華為”對(duì)于時(shí)間管理有4大法寶。
法寶一：以SMART為導(dǎo)向的“華為”目標(biāo)原則“華為”的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，目標(biāo)原則不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：具體性(Specific)。這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的‘華為人’”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了。可衡量性(Measurable)。是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)出勤、業(yè)務(wù)量等。可行性(Attainable)。這里可行性有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該有能力范圍內(nèi);二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實(shí)后者也相當(dāng)重要。如果目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到，的確會(huì)讓人沮喪，但同時(shí)也應(yīng)注意：太容易達(dá)到的目標(biāo)會(huì)讓人失去激情。相關(guān)性(Relevant)。這里的“相關(guān)性”是指與現(xiàn)實(shí)生活相關(guān)，而不是簡(jiǎn)單的“白日夢(mèng)”。及時(shí)性(Time-based).及時(shí)性比較容易理解，是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。
法寶二：關(guān)注第二象限的華為四象限原則根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類(即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系)，見表：類別特征相關(guān)事宜第一象限“重要緊迫”的事件處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等。第二象限“重要但不緊迫”的事件防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長(zhǎng)期工作規(guī)劃第三象限“不重要但緊迫”的事件不速之客、某些電話、會(huì)議、信件。第四象限“不重要且不緊迫”的事件或者是“浪費(fèi)時(shí)間”的事件閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、收看毫無(wú)價(jià)值的電視節(jié)目等。第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時(shí)間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長(zhǎng)期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長(zhǎng)此以往，既不利于個(gè)人也不利于工作。新員工來(lái)華為的初期，比較關(guān)注于第一象限的事強(qiáng)了新員工的自信。
法寶三：趕跑時(shí)間第一大盜的華為韻律原則日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7件。天天加班，而且工作質(zhì)量也不盡如人意，感覺很糟糕。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后，轉(zhuǎn)換了關(guān)注的方向，發(fā)現(xiàn)整個(gè)感覺都改變了。這主要是因?yàn)榈谝幌笙夼c第二象限的事本來(lái)就是互通的，第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少。而且處理時(shí)由于時(shí)間比較充足，效果都會(huì)比較好。因此，增次，或者說(shuō)每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%的工作時(shí)間(按每日工作8小時(shí)計(jì))，其中80%(約3小時(shí))的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾起原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的 68.7%。”華為培訓(xùn)也認(rèn)識(shí)到：“打擾是第一時(shí)間大盜”。為了解決這個(gè)問(wèn)題，華為提出了自己的時(shí)間管理法則韻律原則，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌的掛斷，要多用干擾性不強(qiáng)的溝通方式(如：Email)，要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等;二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。
法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡(jiǎn)原則著名的時(shí)間管理理論崔西定律，指出：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。”無(wú)論對(duì)于1部門的工作流量，還是7部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制“分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖”，每一次去掉一個(gè)多余的環(huán)節(jié)，就少了一個(gè)工作延誤的可能，這意味著大量時(shí)間被節(jié)省了。綜上所述，通過(guò)研究和剖析華為的時(shí)間管理，華為給我們一個(gè)重要的啟示：時(shí)間管理是企業(yè)提高員工整體素質(zhì)的最有效法寶。
重復(fù)是力量，有效率的重復(fù)，才是關(guān)鍵!
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