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辦公用品管理制度

時間:2024-07-07 08:09:02 辦公/印刷/造紙 我要投稿

[精品]辦公用品管理制度6篇

  在學習、工作、生活中,制度使用的情況越來越多,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。我們該怎么擬定制度呢?下面是小編收集整理的辦公用品管理制度,歡迎閱讀與收藏。

[精品]辦公用品管理制度6篇

辦公用品管理制度1

  為規范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責任明確,節儉節約,避免浪費,特制訂本制度。

  按使用的性質分為低值易耗品和高值保管品兩類。

  其中低值易耗品主要指:簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風扇、線插板、剪刀、釘書機、計算器、電話機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品;高值管理品為:電腦、打印機、文件柜、空調、相機、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。

  公司辦公用品的管理統一歸口為公司人事行政部。人事行政部應當于每月月初的1號―5號完成公司辦公用品使用計劃和上月辦公費用報表上交公司總經理審核。

  辦公費用報表分常規費用和非常規費用兩大類,其中常規費用對應日常耗用的低值易耗品的費用,月初需由各部門負責人(業務組負責人)制定相應的月支出計劃,當月的支出應當限定在月初的計劃經費之內,如有超支的,需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當面解釋。非常規費用對應高值管理品一項,高值管理品不設月度計劃,根據實際需要情況通過正常審批程序購置。人事行政部需于月初列出各部門的費用支出詳細統計情況上交公司總經理。

  辦公用品的采買或者領用申請需要填寫《辦公用品申請單》。公司辦公用品的申請資格人為主管及以上管理人員。各級管理人員應當根據自己部門的辦公需要,及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應當向自己的主管提出,由主管統一進行申請。

  在填寫《辦公用品申請單》后,申請人應當將申請單交有審批權的部門負責人審查批準。審批人是辦公管理費用控制的責任人,其簽署的批準意見對辦公費用控制構成相應領導責任。

  公司賦予部門經理及以上的管理人員以一定價值范圍的辦公用品請購的審批權(鑒于目前由公司總經理兼任業務部部門經理的狀況,特下放審批權至業務主管一級)。根據不同的層級,劃分出不同類別辦公用品的審批權。業務主管和部門經理負責審批屬于低值易耗品的辦公用品的申請。公司副總經理負責審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請。對于所涉金額過大的(單品價值達到和超過5000元的),由副總經理負責向公司總經理申請審批。

  填寫的《辦公用品申請單》在得到批準后,應當交到公司人事行政部由人事行政部統一采買。人事行政部應當做好供應商的建檔工作,編制出常用辦公用品的價格表,把握好辦公用品的價格行情,做好供應商的'比較、甑選工作,盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。

  人事行政部將根據公司日常辦公需要,對一些常用的辦公用品進行批量購買,在辦公室保持一定庫存,以保證正常辦公需要的及時滿足,提高供給效率。

  在供應商送來所購的辦公用品后,應由人事行政部統一簽收、保管和發放。人事行政部應當將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務部保管,財務部在接相應付款單據時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字,確認無誤的準予付款。

  備用的辦公用品由人事行政部統一保管。公司為人事行政部劃定相應的存放區域,實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應當及時發放。

  發放出去的辦公用品應當由人事行政部做好相應的領用記錄,明確領用部門,領用人,領用日期。

  對于大件管理品實行保管責任制,實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法,對保管責任進行歸屬。人事行政部將根據不同時期的現實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄。現階段的大件管理品范圍暫定為:電腦及其配件、電話機、電風扇、計算器。

  對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗,將根據個人責任的程度,由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。(責任認定分3等,含完全責任、一般責任和輕微責任,分別對應80%,50%,20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算,根據人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限,在計提折舊后得出。如存在產品更新換代,市面購置價值降低的,也可以直接按重置成本計算,兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。)。

  實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次,人事部將于每月的25號至31號內抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內容包括檢查相應的辦公用品的存在情況,問題情況,并讓相應的保管人簽字確定,以便及時地發現問題,處理問題。

  各部門憑《辦公用品申請單》可以領用已采購回公司的辦公用品。在領用時,領用人應當在人事行政部的《辦公用品發放表》上簽上領取人姓名和日期。領取人可以是《辦公用品申請單》申請人,也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,必須是使用人前來領取并簽字,以明確保管責任。

  在領用人簽字領取辦公用品時,人事行政部應當對領取人做好登記記錄。

  公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞,不能使用的,應當依據以下程序進行處理。

  1、對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品,且在保修期內的,不得擅自自行處理。

  2、可維修品出現問題的應當提交《辦公用品維修申請單》至人事行政部統一進行處理。

  3、對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的,在提交過維修申請,經過維修但無法修好的情況下,或者是對無條件維修的,經過了人事行政部的故障認定,方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》,經人事行政部簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的,須報請公司副總經理的批準;原購買價值單件超過5000元的,須報請公司總經理的批準。

  4、高值報廢品在得到報廢審批后應當由人事行政部進行回收處理,以求極可能的開源節流。

  5、高值管理品在完成報廢程序后,應當從《高值管理品登記表》上核銷,核銷時應做紅筆登記,并附上《辦公用品報廢申請單》。

  十、辭職清退情況處理。

  對于有提出辭職的員工,在辦理辭職手續時,必須在辦理完辦公用品清退手續后方可辦理工資的領取事項。

辦公用品管理制度2

  為更好的控制辦公消耗成本,規范公司辦公用品的發放、領用和管理工作,特制定本規定。

  一、耐用辦公用品的領用:

  1、耐用辦公用品包括:辦公桌,椅子,電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器,紙簍。

  2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。

  二、易耗辦公用品的'領用:

  1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個人所需用品。

  2、部門所需用品包括:傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。

  3、個人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。

  4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數,可依據每月平均用量進行合理調整。

  5、每月25日前,由各部門將次月《易耗辦公用品需求計劃表》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準),經部門負責人初核,綜合辦復核,總經理批準后,綜合辦公室認可后統一采購。

  6、領用方法:由各部門按發放日期統一到綜合辦公室領取,填寫《領料單》,經部門負責人簽字后交綜合辦公室按《易耗辦公用品需求計劃表》發放,若部門領用超出需求計劃的,須經總經理批準后方可發放。

  7、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實行以舊換新原則,傳真紙領用時須以中間紙交換。

  8、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由綜合辦審核方可領用,申領時須依舊換新。

  9、本著節約與自愿的原則,可不領用或少領用的應盡量不領用或少領用。公司對于節儉成效突出的員工,公司將予以表揚。

  三、未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領,按公司相關制度執行。

  四、辦公用品的領取。

  1、一般辦公用品可根據工作需要,由科室工作人員填寫《辦公用品請領單》(一式兩份),經本科室主任簽字后,直接到辦公室領取。

  2、特殊辦公用品需經主管所長鑒批后,由使用科室填寫《辦公用品使用登記表》,直接辦理領用手續。

  五、辦公用品的發放與管理。

  1、一般辦公用品的發放,由辦公室負責人員依據經科室主任簽字后的《辦公用品請領單》,直接發放各使用科室。特殊辦公用品的發放,辦公室指定專人負責,經使用科室辦理有關領用手續后,交使用科室具體使用和管理。

  2、辦公室指定專人負責辦公用品的管理工作,要做到分類存放,碼放整齊,清潔有序。

  3、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作,要建立辦公用品管理臺帳,做到入庫有手續、發放有登記。

辦公用品管理制度3

  為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規范化,特制訂本制度。

  2.1文具、紙張等文案用品;

  2.1.1文案用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用系個人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領用系本部門共同使用的用品,如訂書機、計算器、剪刀等。

  2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;

  2.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備以及公司集團手機卡。

  3.1各部門每月25日向行政部提出采購申請,經行政部核對并申報同意后由行政部統一采購、管理及發放。

  3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點,驗收,統一入庫管理。

  3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進行發放,領用時秉承以舊換新原則,由領用人簽字,說明物品名稱、數量等,以控制文具消耗。

  3.4辦公設備及桌椅等由財務部負責核實,行政部根據需要采買發放。

  4.1各部門應本著節約的'原則使用辦公用品。

  4.2任何人未經過允許不得擅自領取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。

  4.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備及公司集團手機卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應由管理人全權負責。

  4.3.1電腦管理。

  保證機器的正常開關機;

  嚴禁使用過程中冷關機,對硬盤造成損傷、縮短固件的使用壽命;

  嚴禁玩電腦游戲、上網聊天;

  嚴禁登陸不良網站及非法網站。

  定期對電腦進行殺毒;

  使用完畢后請按照正常關機順序關閉主機及顯示器。

  4.3.2打印機、復印機:

  保證機器的正常開關機;

  定期對設備進行維護;

  復印機連續工作正反面20張時,請待機8分鐘;

  各部門應保證機器所需耗材、紙張充足,及時向行政部領用;

  4.3.3投影儀。

  保證機器正常開關機;

  關機后靜待風扇停止后方可切斷電源;

  使用過程中保持良好的通風環境,不要堵塞通風口;

  禁止傾斜90°角以上播放文件;

  使用時間超過兩小時需斷電休息10分鐘。

  4.3.4集團手機卡。

  公司凡試用期滿的員工,必須統一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話費補貼(特殊情況經經理批準后除外)。

  集團手機卡領用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時報行政部予以補辦、處理。

  集團手機卡僅供領用者在公司任職期間使用,離職時必須到行政部辦理相關退還手續。

  4.4辦公設備管理者具有保管與維護責任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時收回時,需指定專人負責保管。

  4.5辦公設備要注意維護保養,嚴格按操作規程進行操作,當設備出現損壞時,須報直屬上級領導決定后方可修理。

  4.6經檢查確認破損辦公器具、設備已沒有修理必要時,辦公用品管理員向直屬上級領導請示,予以報廢處理。

  4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設備損壞或有意破壞者,追究其責任并照價賠償。

辦公用品管理制度4

  公司辦公設備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。

  1、辦公室負責公司辦公設備、辦公用品及圖書資料的統一管理工作,各部門根據工作需要提出計劃及請示,獲得批準后,由辦公室統一購置,專業用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。

  2、辦公設備管理范圍:計算機及附屬設備;復印機、傳真機、碎紙機等文件處理設備;電話、手機等通訊設備;錄音、錄像、照相器材及附屬設備;辦公桌椅及其它辦公設備。

  3、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的.物品。

  4、公司圖書、資料管理范圍:與公司發展有關的各類書籍、專業書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。

  5、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經辦公室統一協調,提出擬辦意見,報公司總經理審批,獲準后方可購置。

  6、辦公室為各部門設立辦公設備及辦公用品領用臺帳,由部門設專人負責領取并保管,領取時辦理登記手續。

  7、公司圖書資料由辦公室專人負責登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續;部分業務書籍及圖紙資料可由業務部門派專人自行登記保管。

  8、公司每位員工領用的辦公設備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。

  9、凡員工調出或離開公司時,須將其所領用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉交他人保管或使用。

  10、本辦法由公司辦公室負責解釋。

辦公用品管理制度5

  為規范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責任明確,節儉節約,避免浪費,特制訂本制度。

  按使用的性質分為低值易耗品和高值保管品兩類。

  高值管理品為:復印機、電腦、移動硬盤、打印機、掃描儀、碎紙機、文件柜、空調、相機、攝影機、投影儀、音響、電視機、辦公桌椅、窗簾、茶具、影碟機、名貴瓷器等價值較高的物品。

  公司辦公用品(單品價值3000元以下)的管理歸口為公司辦公室,單品價值超過(含)3000元的大件管理品按固定資產管理要求歸口生產綜合部管理。每月的25號前,各單位、部門需制定相應的次月辦公用品購買計劃報公司辦公室,辦公室完成公司辦公用品購買計劃匯總報公司審核。當月的支出應當限定在報批的計劃經費之內,如有超支的,需要列出超支的緣由。超支極大的需書面解釋。

  公司辦公用品的申請由各部門、單位應當根據自己單位(部門)的辦公需要,及時地提出采購申請。《物資采購單》經單位、部門負責人簽批,統一向公司辦公室進行申請。

  在填寫《物資采購單》后,申請人將申請單交公司辦公室、監察審計部審核。公司分管領導負責審批所分管單位(部門)所需購買辦公用品的申請。單品價值超過(含)3000元的,由分管領導簽批后,再呈公司總經理審批。

  各單位、部門填寫的《物資采購單》在得到批準后,交到公司辦公室統一采購。辦公室做好供應商的建檔工作,編制出常用辦公用品的價格表,把握好辦公用品的價格行情,做好供應商的比較、甑選工作,堅持“貨比三家”原則,盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。根據公司日常辦公需要,對一些常用的辦公用品進行批量購買,經過驗收后,在辦公室保持一定庫存,以保證正常辦公需要的及時滿足,提高供給效率。

  辦公用品購買后,由專人驗收入庫,辦公室統一保管和發放。各單位、部門申請的辦公用品應當及時發放。已發放的辦公用品由辦公室做好相應的領用記錄,明確領用部門,領用人,領用日期。辦公室建立辦公用品管理臺帳,每一季度匯總報表,實行定期盤點制。每季度末的25號至31號內抽取時間進行大件管理品的盤點。由公司辦公室、生產綜合部、監察部、財務部各派一人組成盤點小組對各部門、單位的辦公用品進行盤點。盤點內容包括檢查相應的辦公用品的存在情況,問題情況,并讓相應的保管人簽字確定,以便及時地發現問題,處理問題。

  各單位、部門憑《物資采購單》可以領用已采購回公司的辦公用品。在領用時,領用人應當在《辦公用品發放表》上簽上領取人姓名和日期。領取人可以是《物資采購單》申請人,也可以是申請人指定的`辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,必須是使用人前來領取并簽字,以明確保管責任。在領用人簽字領取辦公用品時,辦公室應當對領取人做好登記記錄。

  公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞,不能使用的,應當依據以下程序進行處理。對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品,且在保修期內的,不得擅自自行處理。可維修品出現問題的應當提交《辦公用品維修申請單》至辦公室統一進行處理。對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的,在提交過維修申請,經過維修但無法修好的情況下,或者是對無條件維修的,或無維修價值的,經過辦公室的故障認定,方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》,經辦公室簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的,須報請公司分管副總經理的批準;原購買價值單件超過(含)3000元的,須報請公司總經理的批準,按固定資產報廢程序辦理固定資產報廢手續。高值報廢品在得到報廢審批后應當由辦公室進行回收處理,以求極可能的開源節流。

  對于提出辭職的員工,在辦理解除勞動合同手續時,必須辦理完辦公用品清退手續后方可辦理工資的領取等事項。

  本管理制度于xx年xx月xx日起實施。

辦公用品管理制度6

  為更好的控制辦公消耗成本,規范公司辦公用品的申請購買、發放、領用和管理工作,特制定本制度。

  1、各部門于每月25日前,將本部門所需辦公用品以《辦公用品申購單》的形式上報公司綜合辦,綜合辦本著節儉的原則進行審核,統一申購。

  2、綜合辦統一各部門辦公用品需求量,根據實際情況進行增減,每月28日前填寫《辦公用品申購單》上報公司領導批準,于次月1——5日內進行統一采購。

  3、辦公用品購進后,由綜合辦人員按要求驗收、登記、報帳,做到帳物相符。

  1、耐用辦公用品:電話、計算器、訂書機、文件夾、剪刀、直尺、長尾夾、起釘器等。

  2、耐用辦公用品各部門已發放的.,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。

  1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個人所需用品。

  2、部門所需用品:傳真紙、復(寫)印紙、硒鼓、白板筆、文件袋、檔案袋、垃圾袋等。

  3、個人所需用品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、透明膠、固體膠、釘書針、回形針、大頭針、橡皮擦、信箋紙等。

  (三)、領用方法:

  1、領用人到綜合辦填寫《辦公用品領用記錄表》,由綜合辦發放辦公用品。

  2、新進人員到職時由各部門提出向綜合辦領取辦公用品,人員離職時,應將剩余用品一并交與綜合辦。

  1、本著節約的原則,可不領用或少領用的應盡量不領用或少領用。

  2、部分辦公用品(記號筆、簽字筆(芯)、圓珠筆(芯))實行以舊換新原則。

  3、打印文件、資料時要認真校對,減少錯誤,避免浪費紙張。

  4、復印、打印內容較多的文件資料時,復印紙可用雙面使用。提倡利用廢紙打印內部材料。

  5、為節約紙張,提倡網絡和無紙化辦公。用無紙化辦公可以通過計算機網絡,將文件資料傳遞到員工電腦上,通過網絡查看資料。確需打印的,經修改定稿后打印。

  每季度末,綜合辦須對公司辦公用品領用情況進行一次帳物盤存,做到賬物相符。財務科負責監督。盤存應有詳細盤存表,盤盈盤虧應有記錄和分析報告。盤存人和監督人員應在盤存表上簽字,對盤存負責。

  五、本制度自簽發之日起執行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準。

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