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辦公室接待禮儀

時間:2024-09-07 08:46:57 辦公/印刷/造紙 我要投稿

辦公室接待禮儀【經典】

辦公室接待禮儀1

  1.電話禮儀在接聽電話時,你所代表的是單位而不是個人,所以不僅要言語文明、音調適中,還要讓對方能感受到你的微笑。同時,更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄,包括來電的時間、來電的單位及聯系人、通話內容等。

辦公室接待禮儀【經典】

  2.迎送禮儀當客人來訪時,應該主動從座位上站起來,引領客人進入會客廳或接待區,并為其送上飲品,如果是在自己的座位上交談,應該注意聲音不要過大,以免影響周圍同事。另外,接待客人要切記面帶微笑。

  3.握手禮儀愉快的握手是堅定有力的,這能體現你的信心和熱情,但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗,就不宜和別人握手了,但要主動向對方說明不握手的原因。

  4.名片禮儀遞送名片時,應用雙手拇指和食指執名片兩角,讓文字正面朝向對方,接名片時要用雙手,并認真看一遍上面的內容,使對方感覺你很重視他。參加會議時,應該在會前或會后交換名片,不要在會中擅自與別人交換名片。

  5.在辦公室工作,服飾要與之協調,以體現權威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去,否則使內衣若隱若現很不雅觀。

  6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋,也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多,走起路來搖來搖去的耳環會分散他人注意力,叮當作響的手鐲也不宜戴。

  7.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌,不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的`問候語要經常使用,不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號,而應以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務來稱呼,最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。 8.對在一起工作的女同事要尊重,不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等,一切按照社交中的女士優先原則去作未必會讓女同事高興。

  9.行為要多加檢點。盡量不要在辦公室里吸煙,更不要當眾表演自己擅長的化妝術。如很想吸煙或需要化妝,則應去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所,則只好借助于洗手間。

  10.辦公時間不要離開辦公桌,看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼,而坐在辦公桌上辦公或將腿整個翹上去的樣子都是很難看的。

  11.要避免口銜香煙四處游蕩,不要與同事談論薪水、升降或他人隱私。遇到麻煩事,要首先報告給頂頭上司,切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告,常會被當作不務正業,弄不好會搞掉自己的飯碗。

  12.接待來訪者要平等待人,而不論其是否有求于自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和,面帶笑容。絕不能粗聲大氣,或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

  13.去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯系,準時赴約,經過許可,方可入內。在別的辦公室里,沒有主人的提議,不能隨便脫下外套,也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經同意,不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話,則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久,初次造訪以20分鐘左右為準。

辦公室接待禮儀2

  外單位客人到本單位來訪,無論是辦事、求助,還是取經、調研等,一般都是在辦公室進行。在辦公室里接待客人,有如下一套禮儀:

  早做準備,保持辦公室優雅環境

  辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪,則更應保持較高水平的工作條件。

  客人來訪,一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后,應告知有關部門早做準備,把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮,桌椅要整潔,東西要整齊有序,空氣要清新。冬季要溫暖,夏季要涼爽。茶水早備好,對有的客人還可備些水果。

  總之,辦公室是領導的辦公場所,是本單位的門面,反映出接待人員的精神面貌和工作作風,代表著單位形象,必須認真布置。當然,也不必豪華闊氣。

  如果來客較多,或客人規格較高,來訪的目的.又比較嚴肅,也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備,以迎客人。

  準備好有關材料

  客人來訪前的準備工作,除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心布置外,還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪,是參觀本單位某某部門,還是了解、考察某項工作?是商洽某方面的問題,還是研究相互合作事宜?務需心中有數。有關客人來訪的目的,一般對方早已提前告知,應根據雙方商定的會談事宜,或客人的請求,讓有關人員早做準備。需要什么數字、情況、資料,事先提供出來,該打印的打印,該論證的論證,該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來后現找現查,或無法表態,顯得被動。

  工作人員禮貌接待

  客人到來,要抽調若干工作人員進行接待。接待的工作人員,有的是服務、禮儀接待,比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待,比如參加會談、介紹情況、參與商討等。

  無論負責哪方面的工作人員,都應衣著整潔,走動輕盈,儀態大方,待人彬彬有禮。風風火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言談粗俗,是對客人的不禮貌,也會使本單位大失體面。

  在與客人會談過程中,無關人員應自動退避。至于禮儀、服務人員,應定時敲門而進,倒茶續水,取換毛巾,進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談,要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

  送客

  若客人辦事已畢要走,一定送別。辦公室相關人員也要隨之送行。

  客人若自備車輛,工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回,需要早做車輛安排,勿使久等。

  可視情況,決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話:歡迎再來。歡迎常聯系。川接待不周,請多原諒等。

辦公室接待禮儀3

  一、打電話接待禮儀

  1、不打無準備之電話。打電話的人作為主動行為者,應該考慮到被動接聽者的感受。打電話時要有良好的精神狀態,站著最好,坐著也行,但不要躺著,或歪靠在沙發上,那勢必發出慵懶的聲音,更不能邊吃東西邊打電話。拿起聽筒前,應明白通話后該說什么,思路要清晰,要點應明確。

  2、選擇適當的通話時間。原則是盡量少打擾對方的作息。一般而言,三餐時間,早七點(假日八點)以前,晚十點以后,對方臨出門上班、臨下班要回家時,不宜打電話。除非有萬不得已的特殊情況,切忌半夜三更打電話,以免驚擾對方及其家人。通話時間也要控制,盡量長話短說。

  3、注意說話禮貌。打電話始終要用禮貌語,常用的有:您好、我說清楚了嗎、謝謝、再見、晚安。打電話時,應作簡要的問候、自我介紹并說出要求通話的`人,切忌說你知道我是誰嗎?猜猜看! 之類的話。音量要適中,以對方聽得清晰為準。語速要稍緩,語氣應平和,給對方以親切感,但不可拿腔拿調、裝腔作勢。接聽電話時,以禮貌用語通報自己的單位名稱,一方面做了禮節性的問候,又能讓對方聽清楚你的單位。當電話交談要結束時,須詢問對方,這既是尊重對方也是提醒對方,最后以再見之類的禮貌語結束。

  4、轉接電話有分寸。如果對方要傳呼其他同事,接聽者應該熱情地告訴對方,如:好的,請稍候。然后用手捂住受話器,或去請或直接把話筒遞給同事。如果同事不在場,接聽者應委婉地說:需要轉告嗎?,可以留下您的電話嗎?,切忌以一聲不在、沒看到即掛斷。

  5、接打手機要文明。手機禮儀既有電話禮儀的共性,還有其特殊的規范。手機的基本特點在于移動性,可能把噪音帶到任何場所,因此手機使用者要特別注意顧及他人。在一般情況下,要讓手機處在開機狀態,隨身攜帶,以便及時接聽,不讓對方焦急等待,也不讓遠離主人的手機吵煩他人。在不便及時接聽的情況下,一有機會,就要及時回話并說明原因,致以歉意。在特殊場合,比如在開車、開會、動手術、講課、表演、會談時,在影劇院、醫院、音樂廳、圖書館里,在飛機、公交車、賓館大堂上你不能旁若無人地打手機。打手機應特別注意說話簡潔,節約通話時間。如果對方正在路上或在辦事或處在不宜多說話的場合,就更應長話短說。最好要通報一下自己所在的方位,以便對方判斷各自的處境。

  二、當面接待禮儀

  1、接待群眾來訪。要態度誠懇熱情,認真聽取意見和建議;對群眾反映的問題,按有關政策的法律、法規的規定,解答清楚;能夠當即辦理的事情立即辦理,一時解決不了的問題與群眾約定時限,向領導匯報后,協調有關部門加以解決。

  2、接待上級來訪。接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導了解情況,要如實回答;如領導是來慰問,要表示誠摯的謝意。領導告辭時,要起身相送,互道再見。

  3、接待下級來訪。下級來訪,接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地回復。來訪結束時,要起身相送。

  三、接待上級檢查匯報禮儀

  1、遵守時間,不失約定。應樹立極強的恪守時間的觀念,不要過早抵達,使上級準備未畢而難堪,也不要遲到,讓上級等候過久。

  2、進門前先輕輕敲門,經允許后才能進門。不可大大咧咧,破門穿堂,即使門開著,也要用適當的方式告訴上級有人來了,以便上級及時調整體態、心理。

  3、精神飽滿,儀態端莊。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有禮。

  4、匯報實事求是,口音吐字清晰。有喜報喜,有憂報憂,語言精煉,條理清楚,不可察言觀色,投其所好,歪曲或隱瞞事實真相。

  5、保持冷靜,維護形象。匯報工作出現上級不注意禮儀時,不可沖動,仍然要堅持以禮相待,也可以以身示范來暗示上級糾正錯誤,或者直言相陳,但得注意言辭的藝術性。

  6、告辭禮貌,細致周到。匯報結束后,上級如果談興猶在,不可有不耐煩的體態語產生,應等到由上級表示結束時才可以告辭。告辭時,要整理好自己的材料、衣著與茶具、座椅,當領導送別時要主動說謝謝或請留步。

  四、接待下級匯報工作禮儀

  1、如果已約定時間,應準時等候,如有可能可稍提前一點時間,并做好記載要點的準備以及其他準備。

  2、及時招呼匯報者進門入座。不可居高臨下,盛氣凌人,大擺官架子。

  3、當下級匯報時,可與之目光交流,配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對匯報中不甚清楚的問題可及時提出來,要求匯報者重復、解釋,適當提問,但要注意所提的問題不至于打消對方匯報的興致。

  4、不隨意批評、拍板,要先思而后言。

  5、聽取匯報時不要有頻繁看表或打哈欠、做其他事情等不禮貌的行為。

  6、要求下級結束匯報時可以通過合適的體態語或委婉的語氣告訴對方,不能粗暴打斷。

  7、如果已到了吃飯時候,可挽留下級吃便飯。

  8、當下級告辭時,應站起來相送。如果聯系不多的下級來匯報時,還應送至門口,并親切道別。

辦公室接待禮儀4

  辦公室接聽電話基本要點:

  1.鈴不過三

  在電話鈴響三聲之內接起電話,不要故意延遲,提起聽筒后,不要和周圍人閑聊。

  電話鈴響3遍之前就應接聽,3遍后就應道歉:對不起,讓你久等了。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。

  2.左手拿聽筒、右手拿筆

  辦公室接聽電話不想個人接聽電話那么隨意,在對方打過來電話的時候必須要做文字記錄。

  3.第一時間說出公司或者部門名稱

  在電話接通以后,主動向對方禮貌問好,并第一時間報出本公司或者部門的名稱。例如:您好、這里是眾卓企業管理咨詢有限公司。

  4.對方基本信息了解

  確認對方的基本信息,包括對方公司、個人姓名、身份等。只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進展,如果沒有問清楚來電者的身份,在轉接過程中遇到問題時就很難解決 了,不但浪費時間而且還會影響到工作進展。

  5.詳細了解來電目的

  了解清楚基本的來電者信息之后,就要對來電的目的做詳細的了解,以便對該電話采取合適的解決方式。包括要問到:對方來電找誰?對方的事情是否可以代為轉告?是否一定要找直接人接聽?一般性的電話在問清楚之后就可以直

  接回絕,如果是公司有用的電話就可以記錄,待需要的時候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽電話。

  6.確認來電主要內容

  在電話結束之前一定要和對方確認一次來電的主要內容,做到準確到位,防止記錄錯誤或者少記。如果是見面會晤,那就要對會面的時間、地點、聯系人、聯系電話等各方面相關的信息核實清楚。

  隨時牢記5W1H技巧,所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于5W1H技巧。

  7.禮貌道謝

  電話結束一定要對對方進行禮貌的道謝,這也是基本的電話禮儀。來電者是客人,一定要尊重客人,千萬不要表現出一種眼中無人的感覺。

  8.讓來電者先掛電話

  不管是客戶或者是找公司相關人的間接客戶都要等著對方掛斷電話之后再掛電話,不可啪的一下扔回原處,這極不禮貌。

  如果這邊快速的掛斷電話,會讓來電者感覺這邊的人對他很不耐煩,會讓對方心里不舒服的。所以在接聽一個電話即將結束時,應該禮貌的請客戶先掛電話,這樣才算是一個完美的接聽電話的結束。

  接聽電話禮貌禮儀

  1.時刻保持微笑、聲音清晰

  在接聽電弧中,一定要面帶笑容,還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現在臉上,但在你說話的聲音里面是隨時都能感覺到的。

  聲音要文雅有禮,以懇切之話語表達。親切、溫情的`聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉,聲音會變得冷冰冰。

  辦公室接電話禮儀之禮貌禮儀

  2.保持正確的姿勢

  接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下,當人的身體稍微下沉,丹田受到時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔,這樣容易口干舌燥,如果運用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且

  不會傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。

  如果接電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的;若坐姿端正,身體挺直,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

  3.保持電話與嘴之間合適的距離

  在接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。

  辦公室接聽電話禮儀禁忌:

  1.避免喂、喂或者你找誰開頭。

  2.在通話過程中,絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。也不要同時與同事閑聊。

  3.在通話結束時,不要先對方掛斷電話。

  4.不要直接大聲的喊被找的人過來聽電話,應該用手捂住聽筒叫,或者讓對方等等自己放下電話去叫過來。

  5.禁止接電話的時候大聲喧嘩。

辦公室接待禮儀5

  機關單位辦公室禮儀

  辦公室禮儀是處理辦公室人際關系的行為規范。

  在辦公場所工作人員對上級既要尊重、支持、理解,同時又要保持應有的距離,對同事要真誠合作、公平競爭、寬以待人。

  在辦公場合要公私分明,私人之事私人場所處理,不要把私事帶到辦公室來。不要在辦公室場合長時間接打私人電話;不要在辦公室場合上網聊天;不要在辦公場合干私活。

  在辦公公眾場合不議論領導,不談論格調不高的話題,不談及私人問題,尤其是小道消息及有損國家公務員形象的話題。

  秘書接待基本禮儀:

  1、有人敲門,應回答請進,或到門口相迎;

  2、客人進來,應起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整,顯得零亂,要做些必要的整理,并向客人致歉;

  3、敬茶須用雙手端送,放在客人右邊。如果夏天酷熱,要遞扇子,或開電扇;

  4、吃飯時來客,要熱情地邀請客人一同進餐。客人吃過飯后應送上熱毛巾,并另換熱茶;

  5、接受客人禮品,應該道謝;

  6、向主人或客人介紹對方時,姓名職務必須逐字清楚,須先將年輕者向年長者介紹;

  7、客人來時,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,并安排家屬陪著,然后再去干自己的事;

  8、客人堅持要回去,不要勉強挽留;

  9、送客要到大門外,走在長者后面;

  10、分手告別時,應說再見或慢走。

  附:辦公室里不要談論的話題

  職場人生風云變幻,害人之心不可有,防人不心不可無。千萬別把同事當知已,無話不談,把自己的私域圈起來當成辦公室話題的禁區,輕易不讓人涉足,其實是非常明智的一招,是競爭壓力下的.自我保護。

  一、不要談論薪水問題

  同工不同酬是老板常用的手段,但如果用不好,就容易促發員工之間的矛盾,而且最終會矛頭直指老板,這當然是他所不想見的,所以發薪時老板有意單線聯系,不公開數額,并叮囑不讓他人知道。

  如果你碰上喜歡打聽薪水的同事,最好早做打算,當他把話題往工資上引時,你要盡早打斷他,說公司有紀律不談薪水;如果不幸他語速很快,沒等你攔住就把話都說了,也不要緊,用外交辭令冷處理:對不起,我不想談這個問題。有來無回一次,就不會有下次了。

  二、不要私人生活問題

  千萬別聊私人問題,也別議論公司里的是非短長。你以為議論別人沒關系,用不了幾個來回就能繞到你自己頭上,引火燒身,那時再逃跑就顯得被動。辦公室里聊天,說起來只圖痛快,不看對象,事后往往懊悔不迭。可惜說出口的話潑出去的水,再也收不回來了。

  把同事當知己的害處很多,職場是兌技場,每個人都可能成為你的對手,即便是合作很好的搭檔,也可能突然變臉,他知道你越來越容易攻擊你,你暴露的越多越容易被擊中。

  三、不要談涉及家庭財產之類的話題

  無論露富還是哭窮,在辦公室里都顯得做作,與其討人嫌,不如知趣一點,不該說的話不說。

  就算你剛剛新買了別墅或利用假期去歐洲玩了一趟,也沒必要拿到辦公室來炫耀,有些快樂,分享的圈子越小越好。被人妒忌的滋味并不好,因為容易招人算計。

  四、不要講野心勃勃的話

  野心人人都有,但是位子有限。你公開自己的進取心,就等于公開向公司里的同僚挑戰。僧多粥少,樹大招風,何苦被人處處提防,被同事或上司看成威脅。做人要低姿態一點,是自我保護的好方法。

  在辦公室里大談人生理想顯然滑稽,打工就安心打工,雄心壯志回去和家人、朋友說。你的價值體現在做多少事上,在該表現時表現,不該表現時就算韜晦一點也沒什么不好,能人能在做大事上,而不在大話上。

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