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辦公室管理制度

時間:2024-06-28 12:13:33 辦公/印刷/造紙 我要投稿

辦公室管理制度[熱門]

  在不斷進步的時代,制度的使用頻率呈上升趨勢,制度一經制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據。擬定制度需要注意哪些問題呢?以下是小編幫大家整理的辦公室管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

辦公室管理制度[熱門]

  一、文書管理制度

  (一)文件管理制度

  第一條管理要點

  1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

  2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

  3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范,表達無歧義。

  第二條制度規范

  1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

  2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

  3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。

  4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

  5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

  6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。

  7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

  第三條文件管理流程設計

  2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

  (二)文書管理制度

  第一條管理要點

  3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內容可根據文書具體內容進行調整。

  第二條制度規范

  1、根據公司實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。

  2、按照文書管理范圍,行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

  3、行政辦公室發出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

  5、根據文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。

  6、辦公室負責人為第一責任人,若發現文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。

  7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

  第三條流程設計

  起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

  (三)檔案管理制度

  第一條管理要點

  第二條制度規范

  1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件、批復、定稿等。

  3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。

  4、各部門需借閱相關檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。

  6、檔案接收、移交,必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

  第三條流程設計

  根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

  二、辦公用品管理制度

  第一條管理要點

  1、為了加強辦公用品管理,規范辦公用品管理各項程序,節約辦公經費,提高利用效率。

  2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作,權責一致嚴格要求,無私自挪用現象。

  3、辦公用品保管實行“日清月結,出入庫等量、年終查存統計”原則。

  4、辦公用品的采購,應進行多方比較,保證性價比和質量,擇優選用,合理開支。

  第二條制度規范

  1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

  2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經部門主管批準,財務部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據具體實際進行靈活處理,但必須經部門主管批準。

  3、根據物品所屬類別,對辦公用品進行及時出入庫登記,注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。

  4、各部門申領的辦公用品需及時發放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記,事后須及時補填。

  5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。

  6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

  7、辦公室建立公司固定資產總賬,每年進行一次匯總普查。

  8、管理員定期對辦公用品進行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。

  第三條管理流程設計

  編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發放

  編制需求計劃統計申購情況月末清算匯總出庫登記

  三、圖書管理制度

  第一條管理要點

  1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續,規范圖書管理工作。

  2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗,服務到位,保證借還流程有序進行。

  第二條制度規范

  1、各部門可根據實際工作需要,申購圖書。

  2、按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負責采購圖書1—2次。

  4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續借手續經通知仍未還書者,按照規定進行懲處。

  5、借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴重損害或丟失圖書,需做出相應的賠償,丟失圖書者全額賠償。

  6、圖書管理員定期對圖書進行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。

  第三條管理流程設計

  1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書,再次填寫圖書借閱單

  四、會議管理制度

  第一條管理要點

  1、為了提高會議質量,促進有效溝通,提高行動能力,進而規范會議管理。

  2、根據公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。

  3、清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。

  4、會議負責人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平,保證會議實效。

  5、按照制度規定,嚴格會議管理,參會人員準時參加會議,并遵守會議紀律。

  6、會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準備工作。

  第二條制度規范

  2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護,行政專員負責做好相應的會議記錄。

  3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。

  5、會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

  第三條管理流程設計

  五、清潔衛生管理制度

  第一條管理要點

  1、為了營造一個良好的工作環境,樹立公司形象,保證清潔衛生管理工作順利進行。

  2、按照規定,清潔人員完成所有規定項目,并達到相應潔凈標準。

  3、辦公室管理人員為第一責任人,管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。

  第二條制度規范

  1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

  2、按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負責衛生檢查工作。

  3、清潔衛生實行衛生責任制,辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生,當日值日生按時做好所有的清潔,監督者及時做好相應的督察。

  4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護,保證地面整潔,茶水供應,洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

  5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目,填寫《清潔衛生值日表》,監督員認真核實,并填寫《清潔衛生監督表》。

  6、未按要求清潔者,按照規定予以處罰。

  第三條流程設計

  安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

  六、日常事務管理

  (一)接待管理

  第一條來客接待是行政事務的重要組成部分,為使接待工作規范有序,維護公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。

  第二條以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴格自己要求,做到言行、禮儀規范。

  第三條接待人員問清來者意圖,引領其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續工作。

  第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

  (二)報刊收發整理

  第一條辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預算,負責辦理訂閱的有關手續。

  第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

  第四條報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。

  (三)后勤管理

  第一條為了認真貫徹公司的各種制度,充分發揮和調動員工的積極性和主動性,根據實際嚴格制度。

  第二條后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

  第三條辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護,及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

  第四條根據外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。

  第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計,每兩周進行一次考勤匯總統計,月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

  第六條流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表

  (四)文化宣傳管理

  第一條負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作,同時負責公司外部的宣傳維護工作。

  第二條根據需要,及時收集、加工信息,做好信息傳遞工作。

  第三條關注國家法規,及時記錄政策動向,制作簡報以供學習。

  (五)其他事務

  第一條名片制作、收發傳真等其他事務。

  第二條負責公司文書的打印復印。

  第三條負責樹木花卉的養護工作。

  第四條協助其他部門工作,完成上級交代的其他任務。

  附則

  第一條本制度由行政室制定,解釋權歸辦公室。第二條本辦法由總經理核準后實施,修改時亦同。

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